Administración de operación: La clave del desarrollo empresarial

La administración de operación es un componente de la administración de empresas que se encarga de ejecutar, tanto modelos de innovación en investigación, como las acciones que generen un mayor valor agregado al proceso de producción de bienes o servicios que ofrece una empresa. Estos objetivos se logran a partir de estrategias de planificación, organización, dirección y control de esta cadena de operaciones. 

Es importante tener en cuenta que la administración de operación es mucho más tangible cuando nuestra materia prima son productos físicos, como las empresas que realizan actividades de manufactura, electrodomésticos, automóviles, etc. En el caso de los servicios la administración de operación no es tan evidente, ya que estamos hablando de elementos que no son materiales, como una transacción bancaria, un trasplante de órganos, un servicio de cambio de ubicación en un vuelo, etc.

Una gestión exitosa en esta área depende, en síntesis, de una dirección adecuada de personas, capital, información y materiales. Así, se logrará que sus insumos se conviertan en bienes y servicios terminados con resultados y beneficios en todas las áreas de la empresa.

Funciones de la administración de operaciones

Todas las funciones que se mostrarán a continuación, están relacionadas con el proceso productivo:

• En un primer momento se realiza el diseño industrial y a continuación el desarrollo del producto. En cualquier contexto empresarial esta fase se concibe como el momento de planificación del bien o servicio que será comercializado. Desde aquí se define también la vida útil de un producto. Es muy distinto planificar la producción de un periódico, un electrodoméstico, un automóvil, una sesión de capacitación, entre otros.
• A continuación, se entra a una fase que se encarga del diseño de los procesos productivos. Incluye una serie de ejes necesarios para su materialización: requerimientos básicos para la producción final, tecnología, maquinaria, personal, mecanismos de supervisión, etc. En muchos casos también se incluyen las decisiones con respecto a la ubicación, planificación y programación de las instalaciones. Para desarrollar adecuadamente esta función se deben efectuar tareas minuciosas de análisis y control.
• Cuando llega el momento de realizar la gestión de inventarios, se debe poner extrema atención a que se cumpla por completo. Esta función se acompaña con el departamento de compras; así se dará claridad sobre los materiales y provisiones necesarias. Los inventarios también se actualizan para los procesos de desarrollo del trabajo y al dar por terminada la producción.
• Otras funciones que se deben contemplar son las relacionadas con las áreas de calidad y mantenimiento. La primera ofrecerá la estrategia mediante la cual se definan los estándares de calidad y los procedimientos que los componen. La segunda solventará todas las reparaciones y revisiones para que la operación se concrete. En este aspecto se debe tener en cuenta también si va a ser una producción personalizada o masiva tipo tornillos, cerveza, rollos de papel, etc.
• En la última fase es un punto clave tener una coordinación organizada con el departamento de ventas. De esta forma se gestionan los pedidos para que suplan a cabalidad con la demanda que exige la misma producción. Y definitivamente es necesario llevar a cabo una gestión sistemática de las condiciones de transporte.

¿Cuáles son sus áreas de decisión?

Estas son las principales áreas de decisión a las que se debe enfrentar el profesional encargado de la administración de operación:

• Capacidad: en esta área se supervisa que el suministro de mercancía corresponda a la cantidad correcta, en el lugar indicado y a la hora exacta. Acá también adquiere mayor importancia la cantidad de personal y su distribución en la cadena de producción. Así se logrará un equilibrio en todas las variables que influyen en la optimización de los procesos de producción. 
• Calidad: es una de las áreas primordiales para el responsable de la administración de operación. Para que la empresa logre sus objetivos comerciales debe apoyar desde todas sus dependencias esta filosofía de producción. Por eso se debe trabajar bajo esta lógica en todas las fases (establecer estándares, el diseño del equipo, capacitaciones, inspecciones de productos o servicios, etc.). 
• Fuerza de trabajo: la importancia de esta área radica en algo muy sencillo: sin recurso humano no hay opciones para producir. Las principales decisiones que atañen a este punto son: selección, contratación, capacitación, supervisión, despidos, compensaciones, etc. Estas decisiones suelen ir acompañadas de los acuerdos realizados con las áreas de gestión humana. 
• Procesos: estas decisiones dependen de factores como el tipo de equipos, tecnología, flujos de trabajo, distribución en la planta de producción y otros aspectos de instalaciones físicas, que también influyen en el ofrecimiento de servicios. 
• Inventarios: este tipo de decisiones se relacionan con las características de los pedidos, cantidades y fechas de entregas. Los sistemas de control de inventarios son muy útiles para la administración de materiales desde su compra, los procesos de elaboración del producto y su finalización.

En medio de la administración de la operación se va a tener un impacto directo en distintas áreas de las empresas. Por ejemplo, será necesario delimitar los modelos logísticos que se pueden implementar para estructurar con solidez los procesos relacionados con los envíos de mercancías. Para lograr este tipo de objetivos es necesario tener a la mano herramientas de innovación tecnológica, como LastMile o PlannerPro by Beetrack.