Ciclo PHVA: ejemplo práctico en logística de última milla

El Ciclo PHVA es un ejemplo de sistema de mejora continua aplicado a los procesos empresariales, y su nombre se debe a las cuatro etapas que conforman el ciclo: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar. A este sistema también se le conoce como ciclo PDCA o ciclo de Deming, el primero por las siglas en inglés de cada etapa: Plan, Do, Check y Act; y el segundo por William Deming, quien fue su principal promotor. En el presente artículo describiremos un ejemplo del ciclo PHVA aplicado de manera práctica en la logística de última milla, ya que las empresas deben reevaluar constantemente los procesos de entrega para identificar oportunidades de mejora continua.

Ciclo PHVA ejemplo práctico aplicado a entregas de última milla

De acuerdo con el estudio La cadena de suministro como motor de la competitividad, realizado por EGADE Business School y GS1 México, la oportunidad de éxito de las empresas logísticas se ve reducida por factores como:

• La falta de toma de decisiones basadas en datos duros
• La escasa adaptabilidad a los sistemas de planificación de recursos empresariales
• Las líneas de comunicación que resultan ser limitadas e insuficientes

Ante esta situación, el ciclo de Deming es una solución efectiva para identificar y solucionar los problemas de cualquier tipo que afectan la productividad, la rentabilidad y el éxito de las organizaciones.

Esto se debe a que el ciclo de Deming permite una autoevaluación constante, ya que una vez cumplidas las cuatro etapas, la espiral de mejora continua vuelve a comenzar. De esta forma, es posible ir identificando de manera permanente otros puntos fuertes y débiles de la organización, para trazar nuevas estrategias empresariales.

A continuación, un ejemplo del ciclo PHVA aplicado a la logística de última milla:

1. Ciclo PHVA con ejemplo de la etapa Planificar

En la etapa de Planificar del ciclo PHVA se identifica qué se necesita mejorar y cuál es el objetivo. Con base en esto, se definen los recursos y las responsabilidades necesarias, además de los KPI pertinentes para medir el alcance de cada objetivo planteado. 

Para el ejemplo del ciclo PHVA aplicado a entregas de última milla, planteamos el caso de una empresa especializada en la venta de lámparas online:

La empresa se dio cuenta que la cantidad de entregas realizadas diariamente era insuficiente para cubrir de forma rápida y efectiva la demanda de sus clientes. Por esta razón, muchos de los compradores tenían que esperar hasta dos días para recibir su pedido.

Ante esta situación, el director de operaciones logísticas propuso un objetivo para hacer frente a este problema: en el próximo mes, duplicarían el número de entregas diarias. Así, los clientes no esperarán tanto por el producto, y la empresa podría incrementar su productividad. Para lograr dicho objetivo, la empresa decide optimizar las rutas de entregas, con la finalidad de buscar vías más cortas y que permitan entregar múltiples envíos al mismo tiempo en cada ruta, sin necesidad de hacer desvíos.

Para optimizar las rutas, el gerente logístico decide optar por el uso de PlannerPro, un software intuitivo de la marca Beetrack que permite la planificación, el diseño y la optimización de las rutas de distribución. Con esto, la empresa selecciona rutas más efectivas para que los transportistas puedan hacer más entregas en menos tiempo. 

2. Ciclo PHVA con ejemplo de la etapa Hacer

En la etapa Hacer del ciclo PHVA la empresa empieza a trabajar en el plan trazado. En este punto es conveniente que exista un monitoreo constante del trabajo por parte del gerente, y de ser necesario, la elaboración de una prueba piloto. 

Continuando con el ejemplo del ciclo PHVA anterior, una vez que la empresa de lámparas optimiza sus rutas, llega el momento de actuar para llevar el plan a la práctica. Transportistas y demás trabajadores logísticos están al tanto de sus responsabilidades, y no queda más que empezar a implementar las rutas previamente trazadas con la finalidad de duplicar el número de entregas. 

Para velar por el cumplimiento del plan a cabalidad, el gerente de operaciones logísticas decide monitorear a su equipo de transportistas durante las entregas. Para lograrlo, utiliza la herramienta LastMile de la marca Beetrack, la cual, gracias al A-GPS de los smartphones de los conductores, permite conocer en todo momento el estatus de las entregas. Con esto, la empresa se asegura de que se están cumpliendo la nueva planificación de entregas y de que los transportistas no presentan problemas en las rutas.

En caso de presentarse un inconveniente, LastMile emite una alerta al gerente de logística, en donde el transportista comunica con detalle la naturaleza del problema (embotellamientos, problemas con el vehículo, clima desfavorable, entre otros). Así, la empresa puede responder de inmediato a todos los percances que se presentan, para poder evitar retrasos en las entregas.

De igual forma, el gerente estará al tanto del momento en el que se realiza la entrega, pues este software dispone de un formulario de entrega y una firma digital que el cliente deberá llenar al recibir el producto. Todo esto le permitirá a la empresa tener conocimiento de las entregas exitosas realizadas a través de las nuevas rutas.

3. Ciclo PHVA con ejemplo de la etapa Verificar

En la etapa Verificar del ciclo PHVA la empresa evalúa el resultado de la ejecución del plan para saber si este realmente ha sido efectivo o si, por el contrario, no se obtuvieron los resultados esperados. Esto se hace con el análisis de los KPI previamente seleccionados para cada objetivo. 

Finalizado el tiempo estipulado para cumplir el objetivo de duplicar las entregas en un mes, la empresa debe verificar si realmente se ha logrado la meta. En este ejemplo del ciclo PHVA, se analizan los reportes emitidos por Beetrack, en los cuales se observa información relevante relacionada con el índice de desempeño en la última milla. De todos los KPI que ofrece Beetrack, el gerente decide tomar en cuenta los siguientes: 

• Total de despachos: muestra información sobre los despachos realizados en un determinado periodo de tiempo. Se pueden consultar los despachos entregados, no entregados, en ruta y de entrega parcial. En este caso, el gerente evalúa los despachos entregados durante todo el mes.
• Cumplimiento de entregas: mide el número de despachos de acuerdo a las siguientes variables: entregas a tiempo, entregas atrasadas y adelantadas. En este caso, el gerente evalúa todas las entregas y las condiciones de cada una.

Con estos indicadores logísticos, la organización puede conocer si se logró duplicar el número de entregas, pero no solo eso, sino también cuántas fueron efectivas y cuántas resultaron fallidas o atrasadas. De esta manera, es posible comprobar cuáles rutas resultaron óptimas, y en cuáles hubo problemas. 

En este ejemplo del ciclo PHVA, el 88,9% de las rutas resultó ser efectivo para cumplir con las entregas en un menor tiempo. Mientras que un 11,1% de las vías planificadas presentó retrasos constantes.

4. Ciclo PHVA con ejemplo de la etapa Actuar

En la etapa Actuar del ciclo PHVA se toman decisiones con base en los resultados. Si no se obtuvo el resultado esperado, se toman medidas correctivas. Ahora, si el resultado fue efectivo, se estandarizan los nuevos cambios dentro de los procesos empresariales. 

Continuando con los resultados del ejemplo del ciclo PHVA, la organización decide tomar en cuenta el 88,9% de las rutas óptimas para integrarlas a su nuevo plan de rutas, reemplazando a las antiguas. Con respecto al 11,1% restante, el gerente de logística vuelve a iniciar el ciclo de Deming, para seguir mejorando dichas vías y disponer de un sistema de entregas 100% optimizado.

El ciclo PHVA en logística le permite a las empresas identificar continuamente aquellas debilidades que, de una forma u otra, afectan tanto a la rentabilidad de la organización como a la calidad de la experiencia del cliente. Así, herramientas como Beetrack, son un apoyo importante para mejorar y facilitar cada una de las etapas del ciclo PHVA. De esta forma, la organización reduce los márgenes de error, impulsa su competitividad empresarial y se mantiene a la vanguardia en soluciones tecnológicas a nivel logístico.