¿Cómo hacer un KPI paso a paso para logística y transporte?

Según un estudio realizado por Miebach Consulting y GS1 Alemania, del año 2005 al 2015, cerca del 50% de las empresas enfocaba sus objetivos y KPI a la reducción de costos logísticos. En cambio, ahora las organizaciones están enfocando sus objetivos y KPI al servicio al cliente. Esto muestra que las prioridades de las empresas cambian con el tiempo, y con ellas sus KPI. Sin embargo, establecer un indicador logístico adecuado no depende de una selección aleatoria, los gerentes deben saber cómo hacer un KPI capaz de medir cada objetivo de forma precisa de acuerdo a las necesidades del momento.

¿Cómo hacer un KPI logístico paso a paso?

Los KPI (key performance indicators o indicadores claves de rendimiento) son una herramienta valiosa para el seguimiento y el análisis de la efectividad de los procesos. Debido a esto, conocer cómo hacer un KPI correctamente le permite al gerente de logística desarrollar estrategias acertadas de monitoreo para el logro de los objetivos. Solo así es posible identificar errores, obstáculos o áreas de mejora en los procesos de cualquier tipo: almacenamiento, transporte, despacho, entrega de última milla, servicio al cliente, etc.

A continuación, te explicamos cómo hacer un KPI en 5 pasos:

• Antes de hacer un KPI, diseña los objetivos a alcanzar

Cada KPI en logística debe tener una base, un propósito. Este propósito es, precisamente, el objetivo que deseas alcanzar a nivel logístico. Por lo tanto, para saber cómo hacer un KPI, debes plantear metas claras basadas en el modelo de objetivos SMART:

S - Specific

M - Measurable

A - Achievable

R - Relevant

T - Timely

Una vez defines tu objetivo logístico –por ejemplo: “en los siguientes 2 meses, acelerar un 30% los tiempos de entrega en la última milla– ya tienes una base para desarrollar tus KPI. Estos indicadores te deben servir para medir la eficacia y la productividad de los procesos destinados a la consecución de dicho objetivo. En este ejemplo, de los procesos relacionados con la última milla.

• Determina qué puedes medir con el KPI para monitorear ese objetivo

Una vez definido el objetivo y para continuar el proceso de cómo hacer un KPI paso a paso, debes buscar uno o varios factores cuantitativos que sean precisos y que te puedan mostrar de forma clara los resultados del esfuerzo invertido para lograr la meta. Siguiendo con el ejemplo anterior, un factor podría ser los plazos de tiempo de entrega en la última milla.

Así, medir los plazos de tiempo de entrega en la última milla te permitirá reconocer si tu equipo logró alcanzar el objetivo o, por el contrario, no cumplió con la meta. 

• Estructura un enfoque para aquello que vas a medir con el KPI

Luego de que hayas determinado aquello que vas a medir, deberás darle un enfoque al indicador en tiempo y espacio en cuanto a la evaluación de la cadena de suministro:

• Tiempo: definir si la medición será diaria, semanal o mensual.
• Espacio: identificar si te vas a enfocar en una sucursal, en una ciudad o en un país.

En nuestro ejemplo, podrías enfocarte en una medición con frecuencia diaria en varias rutas determinadas, o en todas las rutas de entrega de última milla. 

• Evalúa la fuente de información que alimentará ese KPI

En el proceso de cómo hacer un KPI no es suficiente con crear el objetivo y su indicador, también tienes que gestionar de dónde va a provenir el flujo de información que lo va a alimentar. En este paso debes identificar todos los procesos logísticos que están estrechamente relacionados con el KPI.

Dándole continuidad al ejemplo anterior, tenemos que la información de este KPI puede provenir de la medición exacta del tiempo que tarda un conductor en llegar a su destino. Pero, para que estos datos sean más completos, también deberás involucrar todos aquellos procesos determinantes para el logro de la meta, por ejemplo: los hábitos de conducción del transportista y las rutas habituales para hacer las entregas.

Así, si al finalizar los dos meses no se consigue el objetivo, tendrás la oportunidad no solo de ver el resultado, sino también de identificar en dónde estuvieron las fallas. De esta manera podrás aprovechar toda la información recabada para diseñar estrategias de mejora. 

Llegados a este punto, aquí es donde se le da un nombre específico al KPI, teniendo en cuenta los parámetros anteriormente explicados, ya sea que se trata de un KPI del tiempo de las entregas de última milla, de un indicador de la satisfacción del cliente, o de cualquier otra área logística.

• Implementa las herramientas necesarias para la medición del KPI

Hay empresas que saben cómo hacer un KPI eficaz y preciso. Sin embargo, al momento de llevar la medición a la práctica, se dan cuenta que hacen falta herramientas adicionales para conseguir y procesar la información. Por lo tanto, además de identificar los procesos de donde saldrá la información, también es necesario identificar las soluciones digitales que se necesitan para registrarla, analizarla y visualizarla.

Por ejemplo, en el caso del KPI “tiempos de entrega en la última milla”, la empresa puede optar por un software para transporte especializado en la última milla como Beetrack. Este programa te permite hacer seguimiento a las entregas en tiempo real, disponer de un planificador de rutas de distribución, tener a la mano estadísticas dinámicas relacionadas con las horas de entrega y medir la satisfacción del cliente.

Los indicadores de desempeño son infalibles para el ramo logístico, ya que les permite a los gerentes tener una visión completa de los esfuerzos realizados por su equipo, para cumplir con las metas trazadas y ser más competitivos. De este modo, saber cómo hacer un KPI y disponer de las tecnologías adecuadas para su medición son puntos clave para que cada proceso sea supervisado de manera eficiente.