¿Todavía haces seguimiento de flotas vehiculares con planillas de Excel?

Muchos proveedores logísticos deben llevar el control y seguimiento de una serie de vehículos a su cargo, lo que en ocasiones ve complicado el mantenimiento para cada proceso, por lo que surge la necesidad de monitorear y actualizar la información referente al control y seguimiento de las flotas.

Sin embargo, hoy existen sistemas que ayudan a agilizar estos procesos, permitiendo llevar el control y administración de una mejor manera.

Excel en el mantenimiento y control de las flotas

El control de flotas vehículares con planillas Excel, es un método que todavía sigue siendo utilizado por diversas empresas de distribución.

El sistema, permite llevar de forma manual el control de reparaciones, gastos, mantenimiento de los vehículos y seguimiento de procesos logísticos, por medio de las hojas de cálculo de este programa de Windows.

Las planillas de Excel almacenan el control de los clientes internos de cada empresa, donde una persona encargada es la responsable de monitorear constantemente cada proceso, habitualmente por llamados telefónicos, para así mantener actualizados los estados de la flota, velando por un proceso logístico acorde con las necesidades de cada empresa.

Además, trabajar con estas bitácoras de seguimiento, no conlleva gastos adicionales para las compañías, ya que las planillas pueden ser descargadas de forma gratuita en cualquier computadora con sistema operativo Windows.

Seguimiento de flotas vehiculares en línea y sus beneficios

Hoy, también existen nuevos sistemas de control y seguimiento en línea. Estos programas han sido implementados para visualizar en tiempo real el proceso de cada entrega o gestiones en terreno, todo de forma automática.

A diferencia de los sistemas manuales de seguimiento, estas herramientas llevan el control de los clientes tanto internos como externos de las empresas, notificando en tiempo real acerca de los estados de los envíos de los despachos, otorgando visibilidad en cualquier momento que sea necesario.

Además, su tecnología integrada, permite actuar a tiempo y solucionar problemas anticipándose a las acciones del cliente final, por la inmediatez de la entrega de información.

Por ejemplo, si al momento de realizar una entrega y revisar el estado del producto en el destino, ocurre que éste se encuentra dañado, el transportista enviará una notificación al sistema, informando de manera inmediata al servicio de postventa o atención al cliente sobre la situación.

De este modo, es la empresa quien se pone en contacto con el cliente final, y no el cliente con la empresa, adelantándose al llamado de un consumidor disgustado y ofreciéndole soluciones de manera oportuna, para así mantener el lazo de confianza con la marca.

Otra de las ventajas de utilizar estos sistemas, es que, al tratarse de un programa automático, se ofrece mayor seguridad para los transportistas, ya que no se necesita depender de una persona que realice llamados inoportunos a los trabajadores, porque podrían sufrir accidentes en el caso de que, por ejemplo, contesten el celular conduciendo en la carretera.

Un factor relevante que resulta al momento de aplicar sistemas de seguimiento en línea, es que los transportistas, al saber que están siendo monitoreados en cada proceso, tendrán a comportarse de la manera más adecuada, conduciendo con mayor seguridad y cumpliendo con los horarios de entregas, mejorando la productividad y otorgando satisfacción al cliente final.

Lo que DispatchTrack hace por tu flota

DispatchTrack es una herramienta que facilita y optimiza el control de gestión de flotas, y al mismo tiempo, funciona como una plataforma de comunicación y feedback tanto de los empleados, como de sus clientes finales.

Este sistema, maneja en línea toda la información referente al estado de los vehículos, de los despachos y cómo resulta la gestión de los transportistas. Frente a esto, el proceso logístico se convierte en un proceso transparente y claro para clientes internos, como externos.

DispatchTrack permite ver en línea toda la información necesaria para controlar la operación de distribución, registrando datos valiosos que tienen que ver con respuestas a formularios en el momento de la entrega, fotografías y firmas, siendo todo este material georreferenciado.

El respaldo fotográfico es de gran utilidad para tener, por ejemplo, la imagen en línea de la guía de despacho firmada, documento oficial que acredita la entrega. A su vez, se puede tener claro registro del domicilio visitado, incluso la fotografía de los productos entregados.

Si comparamos la herramienta que ofrece DispatchTrack con lo que haría un GPS, podemos ver una importante diferencia, ya que estos últimos sistemas solo cumplen con hacer seguimiento físico de los vehículos, en cambio la plataforma DispatchTrack, además entrega información detallada de los productos que se están despachando, hasta llegar a su destino.

Servicios que ofrece DispatchTrack para el seguimiento de flotas:

• Seguimiento en línea: visualiza en tiempo real el detalle de cada una de las entregas o gestiones en terreno.
• Rápida implementación: con la creación de una cuenta utilizada por medio de la aplicación de Dispatchtrack en Smartphones.
• -Prueba de entrega: registra información valiosa sobre las respuestas de formularios, fotografías y firmas.
• -Alertas: resuelve proactivamente los problemas a los clientes.
• Notificaciones a clientes: los clientes pueden conocer el estado y la hora estimada de la entrega de sus despachos a través de SMS o Email
• Medición de desempeño: con información en tiempo real para mejorar continuamente la operación logística.
• Widget: permite a los clientes consultar el estado del despacho desde el propio sitio web de la empresa.
• Satisfacción al cliente: información sobre qué opina el cliente final del servicio otorgado.
• Localización GPS: localiza cada una de las entregas o usuarios en terreno.

Este software, además de mejorar la productividad de las compañías, otorga un óptimo desempeño de servicio al cliente final, garantizando que las cargas lleguen con seguridad y a tiempo, ofreciendo así un servicio eficiente y operativo.