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El control de inventario como uno de los sistemas de información logística dentro de las empresas representa una práctica ventajosa, ya que brinda la oportunidad de optimizar la gestión de los movimientos de almacén y venta.
Por lo tanto, llevar un buen control de inventario ayuda a medir con mayor detalle cómo se está desarrollando nuestra dinámica empresarial, y a partir de ello tomar las decisiones estratégicas acertadas para mejorar las competencias del negocio.
¿Qué es el control de inventario?
El control de inventario abarca el registro de todos aquellos movimientos de almacenamiento de materia prima, herramientas y productos de una empresa. Este sistema logístico, tiene como finalidad analizar el ingreso y salida de los bienes para poder reducir el costo de los productos y saber si hay mercancía faltante.
Importancia del control de inventario de una empresa
El control de inventario en una empresa es importante porque con él es posible mantener un balance correcto sobre la mercancía y la distribución de un almacén, lo que ayuda a reducir costos, prevenir el fraude, acelerar los procesos logísticos y realizar informes sobre el estado financiero del negocio.
Por otro lado, un inadecuado control de inventario en una empresa no permite saber qué se vende y qué no, por lo que pueden ocurrir problemas de almacén y logística, pérdida de ventas o exceso de mercancía almacenada, además de pedidos incompletos.
Tipos de control de inventario
Como hay una gran variedad de tipos de control de inventario, las empresas pueden escoger de acuerdo a cuál sistema se adapta mejor a las necesidades de cada una. Entre los tipos de control de inventario podemos encontrar las siguientes categorías:
Tipo de control de inventario según su movimiento
En este sistema de información logística se halla el inventario inicial, que es aquel inventario que refleja el saldo que se tiene antes de adquirir otros productos, o el inventario final que se hace al final de un período contable y aporta información sobre el estado financiero que se tiene para ese momento.
Tipo de control de inventario según su logística
Aquí se encuentran algunos como el inventario de prevención, que se aplica dependiendo de las temporadas y requiere mucha mayor preparación para poder anticipar escenarios; y el inventario en lote, que se pide en grandes cantidades y se pueden obtener a menor costo.
Tipo de control de inventario según su regularidad
Dentro de este tipo de control de inventario están los inventarios periódicos, cuyo conteo suele ser trimestral o anual; y los inventarios perpetuos, cuyo conteo se realiza diariamente.
Tipo de control de inventario según su forma
Aquí se tienen el inventario de materias primas, que serán usados para crear productos finales en la empresa; el inventario de productos en proceso, que se utilizarán para modificar productos en proceso o productos finales; así como el inventario de productos terminados, en los que se realiza un conteo de todas las mercancías disponibles para vender.
Control de inventario en Excel
Como es importante que las empresas utilicen el control de inventario como sistemas de administración y control, Excel se convierte en una buena opción para crear plantillas que se adapten al tipo de control de inventario que se requiera.
Hacer un control de inventario en Excel puede variar de acuerdo a las necesidades de la empresa. Sin embargo, podemos tomar como ejemplo de control de inventario los siguientes pasos:
- Crear la hoja de cálculo para el control de inventario en Excel:
Lo ideal es tener tres hojas diferentes para no confundirlas: una para el inventario, la siguiente para el ingreso de productos, y la última para los productos vendidos. A continuación, deberás crear las columnas para las categorías que consideres necesarias (marca, factura, producto, fecha, código, cantidad, descripción, entre otras).
- Tener un formato adecuado:
Al momento de crear las tablas, debes cliquear en la opción de "la tabla tiene encabezados" para que cambie de aspecto y tenga el formato correcto. Recuerda que las tres tablas deben tener el mismo aspecto.
- Añade los productos y rellena los campos faltantes:
Lo siguiente que se debe hacer es rellenar las casillas de las diferentes categorías creadas en los documentos, ya sea para la planilla del control de inventario, la del ingreso de mercancía o la de las ventas que ha realizado la empresa.
- Aprovecha las fórmulas de Excel:
Si utilizas las fórmulas de Excel para el control de inventarios, rellenar las casillas se hará de forma automática, lo que facilitará el trabajo y ahorrarás tiempo.
Otras herramientas para el control de inventarios
Por suerte para las empresas, existe un amplio espectro de software gratuitos y pagos que brindan el servicio de control de inventario. Entre algunos ejemplos de control de inventario se pueden encontrar:
- ABC Inventory: es un software gratuito de sistema de almacenamiento, que ayuda a la administración del almacén de las empresas. Aunque la interfaz no es moderna, ofrece funciones más amplias, avanzadas y personalizadas que la herramienta de Excel para el control de inventarios.
- Bind ERP: es una herramienta diseñada para que cualquier empresa (grande o pequeña, nueva o antigua) pueda usarlo de forma sencilla y práctica. Bind ERP permite calcular el costo real de las inversiones y busca una mayor rentabilidad para el usuario.
- RightControl Lite: es un sistema WMS que ofrece un mes gratuito antes de pagar por completo el software. Tiene un programa de control muy eficaz que incluye un seguimiento de datos, ofrece facturación y gestión de contactos.
- Crol: es una herramienta para control de inventarios que también posee una plataforma desde la que se puede tener acceso a diversos datos de la empresa. Aunque esta se especializa en la gestión del almacenamiento, también brinda seguimiento de las compras y ventas.
Por otro lado, las empresas pueden apoyarse en software especializados para complementar sus sistemas de control de inventario. Por ejemplo, para la gestión de transporte y planificación de entregas cuentan con PlannerPro, que permite administrar de forma eficiente el número de entregas por unidad de transporte, lo cual permite tener un mayor control sobre cuánta mercancía es trasladada durante las rutas diarias.
Con estas herramientas para el control de inventario de una empresa todo el proceso se podrá llevar a cabo de una forma mucho más llevadera y organizada. De manera que las compañías pueden apoyarse en estos sistemas de gestión para optimizar la preparación de pedidos y brindar un mejor servicio a los clientes.
