Director de operaciones: ¿cuáles son sus funciones logísticas en la actualidad?

La logística ha cambiado drásticamente en los últimos años y, con ella, el rol del director de operaciones. Antes, esta figura se encargaba de la gestión de procesos tradicionales y repetitivos como el almacenaje en bodegas y la distribución en puntos de venta. Ahora, con el auge del e-commerce, a estas tareas logísticas se les suma un complejo y riguroso sistema estratégico para lograr mayores ventas efectivas y, ante todo, un excelente servicio de atención y entrega al cliente.

En este sentido, las funciones del director de operaciones han evolucionado. En consecuencia, las habilidades que debe tener este gerente también lo han hecho.

Habilidades que debe tener un director de operaciones o gerente de operaciones

El perfil del director de operaciones logísticas (también llamado gerente de operaciones) debe contar con habilidades duras (hard skills) y blandas (soft skills) que le permitan desempeñarse de manera integral en la gerencia, tanto desde la perspectiva de un experto como la de un líder. De manera específica, las habilidades duras están relacionadas con los conocimientos técnicos de la profesión. Las blandas, con las cualidades sociales y de liderazgo.

Dicho esto, algunas de las principales habilidades que deben caracterizar a un director de operaciones son las siguientes: 

Habilidades duras del director de operaciones

1. Planificación: el director de operaciones debe saber establecer objetivos estratégicos, desarrollar planes de acción y delegar responsabilidades para que dichos objetivos se cumplan en un corto, mediano o largo plazo. Por ejemplo, el gerente de operaciones es el que establece los objetivos en cuanto a los niveles de productividad logística que necesita la empresa para ser rentable. También, planifica la manera en cómo esos objetivos deben ser alcanzados, asignándoles funciones a los operadores logísticos, estandarizando procesos óptimos y analizando qué tipo de herramientas necesita el personal para cumplir con sus tareas de manera efectiva y eficiente.
2. Toma de decisiones: el gerente de operaciones debe tener la capacidad de entender los diferentes contextos, las tendencias y los mercados del negocio logístico. Con base en ese entendimiento, ha de tomar decisiones para resolver problemas en tiempo real, optimizar procesos, definir estrategias empresariales en cuanto a logística, entre otros. Por ejemplo, el director de operaciones decide qué tipo de unidades de transporte debe adquirir la empresa para cumplir con las entregas de la manera más adecuada posible, teniendo en cuenta las características y los costos de los diferentes vehículos y las rutas de distribución más utilizadas.
3. Tecnología: también, el director de operaciones debe tener un conocimiento sólido de las tecnologías logísticas que ofrece el mercado, desde su funcionalidad hasta su aplicación. Por ejemplo, de los Warehouse Management Systems (WMS) y de los sistemas de rastreo satelital para las unidades de transporte.

Habilidades blandas del director de operaciones

1. Liderazgo: el director de operaciones debe ser capaz de influenciar positivamente a su equipo de trabajo; convirtiéndose en un guía, asesor y compañero, además de motivar a su equipo al logro de las metas.
2. Objetividad: ante escenarios complicados, desacuerdos organizacionales o percances operativos; el gerente de operaciones debe saber mantener la calma y tomar el control de la situación, evitando conflictos y promoviendo la resolución proactiva de los problemas logísticos.
3. Comunicación: el director de operaciones debe comunicarse de manera asertiva, de modo que sus ideas e instrucción sean entendidas por todo el equipo. También, debe saber escuchar a su equipo, para incentivar un ambiente participativo y proactivo, en el que fluyan las ideas en vez de las restricciones.

Son numerosas las habilidades que debe tener un profesional para cumplir con el perfil de director de operaciones. Si deseas saber más sobre este tema, te invitamos a descargar nuestro e-book ¿Cómo convertirse en un Gerente de Operaciones irremplazable? 6 claves para el éxito del gerente en la compleja logística moderna.

5 funciones del director de operaciones

Actualmente, las empresas se encuentran ante un mercado cada vez más exigente, con altas expectativas no solo en el producto, sino también en el servicio que se le ofrece. Gigantes como Amazon son responsables, en parte, de este fenómeno. Sus estrategias de delivery altamente eficientes, capaces de ofrecer entregas en el mismo día, han hecho que los consumidores exijan esa misma calidad de servicio logístico en el resto de organizaciones.

Por tanto, las empresas de todos los sectores y tamaños han tenido que evolucionar a la fuerza y replantear las funciones del director de operaciones, para comenzar a asignarle responsabilidades más estratégicas y centradas en la satisfacción del cliente. Así, mientras más versátil sea el gerente de operaciones, más competitiva es la empresa.

Ante este contexto, algunas de las principales funciones del director de operaciones que combinan lo tradicional con lo moderno son las siguientes:

1. El director de operaciones gestiona la logística interna

El director de operaciones siempre ha gestionado la logística interna de la empresa, pero en los tiempos que corren, este gerente además debe garantizar una perfecta sincronía y fluidez en los procesos como el control de inventario y la gestión de pedidos y de despachos, ya que de ellos dependen la satisfacción de la demanda tanto en cantidad y variedad de productos como en tiempos de entrega. 

2. El director de operaciones reduce los tiempos de entrega

En alineación con el punto anterior, es función del gerente de operaciones no solo hacer cumplir los tiempos de entrega de mercancía prometidos a los clientes, sino también agilizar la logística de transporte de modo tal que se puedan ofrecer deliveries cada vez más rápidos. En este sentido, el gerente fomenta que no existan tiempos muertos o procesos tardíos que generen pérdidas como consecuencia de las entregas fallidas. Para lograrlo, es preciso digitalizar los procesos de gestión de flotas y los canales de comunicación interna, que permitan agilizar las entregas y resolver los problemas de forma inmediata.

3. El director de operaciones estandariza los procesos óptimos

No solo la logística de última milla es crucial. Cada uno de los procesos de la cadena de suministro lo son de una forma u otra, ya que en todas las actividades operativas se encuentran interconectadas entre sí, precisamente como una “cadena”. Para evitar que esa cadena se rompa por el eslabón más débil, una de las funciones del director de operaciones es aplicar metodologías de mejora continua como el ciclo de Deming, que le permitan identificar procesos defectuosos, mejorarlos y, cuando ya se encuentren en su máximo nivel de rendimiento, estandarizarlos para ser replicados en toda la logística empresarial.

De hecho, como referencia tenemos que Amazon busca gerentes de operaciones capaces de manejar las metodologías Lean, Kaizen y Six Sigma.

4. El director de operaciones monitoriza al equipo de trabajo

En el sentido estricto del término, la máxima función del director de operaciones es la de dirigir las operaciones logísticas. Es decir, gestionar a su equipo de trabajo para que, en conjunto, puedan desarrollar la logística de la empresa de la mejor manera posible. Por tanto, dentro de esa tarea de dirección que cumple el gerente de operaciones se encuentra la monitorización de las actividades del equipo, para asegurar que los trabajadores cumplen sus instrucciones y no presentan ningún percance. Para ello, el gerente debe valerse de recursos tecnológicos que le permitan monitorear a los operarios del almacén logístico, a los transportistas encargados de hacer las entregas de última milla, entre otros profesionales.

5. El director de operaciones mide el rendimiento de forma integral

Siguiendo la idea del punto anterior, el director de operaciones moderno se encarga de medir el rendimiento de todas las áreas logísticas de la empresa, incluyendo el servicio al cliente, ya que en este intervienen los procesos de devoluciones, de gestión de garantías, de entregas de última milla, entre otros.

Con base en esa medición de inteligencia de negocio, el gerente de operaciones logra saber aspectos fundamentales como cuál es el nivel de desempeño de los transportistas o de satisfacción de los clientes. Esto le permite identificar oportunidades de mejora empresarial, elaborar medidas preventivas y correctivas en cada etapa logística, y establecer benchmarks con relación a la competencia.

En conclusión, un director de operaciones se enfrenta diariamente a una gran cantidad de responsabilidades que pueden llegar a ser complejas. En nuestro e-book ¿Cómo convertirse en un Gerente de Operaciones irremplazable? 6 claves para el éxito del gerente en la compleja logística moderna, te explicamos detalladamente cómo hacer que lo complejo se vuelva mucho más simple gracias a tecnologías especializadas en logística, ya que una misma herramienta informática te puede ayudar a monitorear el personal, planificar las rutas de distribución, gestionar los despachos, obtener reportes de desempeño, medir la satisfacción del cliente y más.