Formatos de entrega de mercancía: tipos y ejemplos de notas

Los formatos de entrega de mercancía son instrumentos esenciales para cualquier empresa de entrega y transporte de productos. Pues, elaborar los comprobantes de entrega adecuados es un proceso centrado en el cliente, que busca ofrecer una garantía fiable de que los productos y/o servicios están siendo entregados de acuerdo a la demanda y deseo del consumidor.

Además, con los formatos de entrega de mercancía las compañías pueden evitar malentendidos y posibles inconvenientes con sus clientes, lo cual mejora la imagen de la empresa frente a los futuros consumidores.

¿Qué es un formato de entrega de mercancía?

Los formatos de entrega de mercancía son un tipo de documento mercantil no obligatorio, en el cual se deja en manifiesto el momento y forma de entrega de una serie de servicios o productos a un cliente por parte de un proveedor, empresa o institución. En esta nota de entrega o albarán, la persona declara bajo total satisfacción el cumplimiento de los términos acordados con el prestador del servicio.

No se debe confundir los formatos de entrega de mercancía con otros tipos de documentos mercantiles como:

• Facturas: son listas detalladas de los productos y/o servicios prestados, la cantidad de dinero adeudada por cada artículo de la lista y el monto total a pagar, generalmente se obtiene una copia.
• Cuenta: similar a las facturas en el sentido de que es una lista detallada con la cantidad de dinero adeudada, sin embargo una vez se cancela una cuenta se obtiene un recibo de pago.
• Recibo: como hemos mencionado, el recibo es la prueba documentada de que los servicios prestados ya han sido pagados.

Las principales diferencias entre estos documentos y un formato de entrega de productos, es que una nota de entrega no es de carácter obligatorio mientras que las facturas, cuentas y recibos sí. En el primer caso, se trata más bien de un justificativo para que el proveedor tenga constancia de que el envío de sus productos o servicios ha sido recibido correctamente.

Por otro lado, los formatos de entrega de mercancía son presentados por el personal de transporte logístico y contienen datos detallados sobre el proveedor y el cliente (documento de identificación, dirección y números fiscales), fecha y lugar de l a entrega de pedidos, la descripción y detalles del servicio prestado o los productos despachados, así como la firma de ambas partes.

Tipos de nota de entrega de mercancía

Aunque no existe una clasificación para los formatos de entrega de mercancía como tal, podemos agruparlos de acuerdo a si estas son valoradas o no:

• Notas de entrega valoradas: estos tipos de notas de entrega además de contar con los datos e información ya mencionados, ofrece detalles respecto al valor monetario de cada uno de los productos o servicios brindados, más el monto total.
• Notas de entrega no valoradas: por su parte, estas notas no cuentan con los precios asociados a la mercancía, solamente brinda los datos básicos para justificar la entrega de paquetes, por ejemplo.

Otra forma de clasificar los tipos de notas de entrega es tomando en cuenta el tipo de servicio o producto de cual se quiere dejar constancia, por ejemplo:

• Notas de entrega de productos
• Notas de entrega de turnos
• Notas de entrega de servicios
• Notas de entrega de materiales
• Notas de entrega de dinero
• Notas de entrega de documentos

¿Cómo hacer formatos de entrega de mercancía en Excel?

Elaborar formatos de entrega de mercancía no requiere de conocimientos especializados, es por esta razón que las empresas de transporte y entrega pueden encontrar plantillas en internet con bastante facilidad. Incluso, existen programas que automatizan la tarea de elaborar y enviar los comprobantes de entrega.

Una de las opciones más populares son los formatos de entrega de mercancía en Excel. Esto se debe a que el conocido programa de ofimática permite automatizar el relleno de alguno de los datos.

Aunque no existe una única forma de redactar formatos de entrega de mercancía  podemos ofrecerte una guía, la cual puedes ajustar a las necesidades de tu empresa. En este sentido, un comprobante de entrega en Excel se puede elaborar de dos maneras:

• Usar una plantilla Excel para elaborar formatos de entrega de mercancía:

1. Ubicar dentro de las plantillas predeterminadas de Excel, aquellas cuyo formato sea similar a los comprobantes de entrega, generalmente se usa las de factura ya que cuenta con el cálculo automatizado para el precio total.
2. Ingresar los datos de la empresa y clientes.
3. Agregar los apartados donde el cliente, así como el equipo de entrega y reparto debe firmar.

• Crear formatos de entrega de mercancía en Excel desde cero:

1. Crear el documento y nombrar la hoja de cálculo.
2. Combinar tantas celdas como apartados se desee colocar. En primer lugar el apartado de “Nota de entrega” y el número de nota.
3. Agregar los apartados correspondientes a los datos de la empresa (Nombre, dirección, teléfono, correo, etc.).
4. Incluir un apartado donde se registren los datos de cada cliente (nombre, número del cliente, dirección, ciudad, DNI, etc.).
5. Redactar un apartado donde se deje constancia que se trata de un comprobante de entrega y abra paso a la descripción de los productos y/o servicios proporcionados.
6. Insertar una tabla donde se detalle la referencia de los productos y/o servicios, la cantidad y de ser el caso, el precio por unidad y el precio total, incluyendo el impuesto agregado (IVA%). Siendo el cálculo de estos últimos datos la opción que se puede automatizar con este programa.
7. Agregar el total de paquetes, peso, fecha de entrega del pedido y un apartado donde el cliente pueda informar sus observaciones del servicio de entrega.
8. Incluir los apartados donde el representante del trasporte de mercancía y el cliente deberán firmar.
9. Concluir con un pequeño apartado donde se dejen datos para el reporte o notificación de cualquier duda o inconveniente.

¿Cómo hacer formatos de entrega de mercancía en Word?

Los formatos de entrega de mercancía en Word son más sencillos de elaborar. Sin embargo, la recomendación es integrar todos los datos ya mencionados.

En este sentido, crear formatos de entrega de mercancía en Word no tiene mayor complicación. Al igual que en el caso de Excel, se dispone de algunas plantillas que se pueden editar y facilitan esta tarea. Pero si prefieres crear el comprobante desde cero, los pasos que debes seguir son los siguientes:

1. Generar el documento y asignarle título.
2. Colocar en el encabezado el título “nota de entrega” y el “número de nota”.
3. Incluir los apartados de: datos de tu empresa (nombre, sello, dirección, teléfono, correo), fecha. Datos del cliente (Nombre, DNI, número de cliente, dirección).
4. Redactar un apartado donde se dé a conocer el objetivo del documento.
5. Insertar una tabla donde se describa la cantidad y productos y/o servicios envíados. De ser el caso, colocar un apartado donde se detallen los precios por unidad y precio total.
6. Agregar el apartado donde el cliente debe firmar, así como una sección donde colocar observaciones.
7. Incluir un pie de página donde se dejen los datos de contacto de la empresa en caso de cualquier duda y/o inconveniente. 

En cualquier caso, ya sea que elabores formatos de entrega de mercancía en Word o en Excel debes contar con dos copias: una que funcione como plantilla y la otra en formato PDF. Esta última, será la que envíes con la entrega de mercancía y se debe generar una copia de la misma, para que tanto el cliente como tú tengan constancia de la entrega.

Ejemplo de formato de entrega de mercancía

A continuación te presentamos algunos ejemplos de formatos de entrega de mercancía en los programas mencionados:

• Ejemplo de formato de entrega de mercancía en Excel, nota de entrega valorada:

• Ejemplo de formato de entrega de mercancía en Excel, nota de entrega no valorada:

• Ejemplo de formato de entrega de mercancía en Word:

Aunque hemos mencionado dos programas para generar formatos de entrega de mercancía, existen numerosos ejemplos de plataformas que automatizan la generación, envío y recepción de los comprobantes de entrega.

Podemos tomar el caso de LastMile, un software de seguimiento del transporte terrestre en el proceso de entregas de última milla. Con el cual los transportistas y clientes pueden confirmar las entregas a domicilio al instante a través de fotos y firmas digitales. Así la empresa recibe al instante, la confirmación a través de estos formatos de entrega de mercancía con ayuda de este sistema, mejorando tanto la comunicación, como la relación entre el cliente final y la compañía.