Funciones del departamento de almacén según tipos de bodegas

Aunque las funciones del departamento de almacén pueden parecer las mismas en principio, también pueden definirse de acuerdo a la naturaleza de la bodega de la que estemos hablando. De esta manera, cada tipo de almacén cumple una función distinta dentro de la cadena de suministro.

Por ello, dependiendo de su estructura, el manejo de la mercancía, sus funciones logísticas y grado de automatización deberemos definir las actividades y responsabilidades del personal a la hora de diseñar un manual de funciones de los almacenistas.

Funciones del departamento de almacén

En la cadena de suministro, las principales funciones del departamento de almacén son:

• Recepción de mercancía
• Almacenamiento de mercancía
• Control de inventario
• Conservación y mantenimiento de productos
• Gestión y preparación de pedidos

Veamos en qué consisten cada una de estas funciones del departamento de almacén:.

Recepción de productos

Es el proceso de dar entrada a la mercancía que se envía desde el centro de producción o, bien, por parte de los proveedores. En este, se debe comprobar que la mercancía coincida con la información presente en los albaranes. De modo que entre las funciones del departamento de almacén también está el control de calidad y características correspondientes a los lotes.

Almacenamiento de la mercancía

El departamento de almacén debe asegurarse alojar de forma correcta cada producto de acuerdo a sus características físicas. Por ejemplo, la distribución de un almacén debe contar con espacios amplios sí frecuentemente recibe grandes lotes de equipos electrodomésticos o cualquier otra mercancía de gran tamaño. 

Control de inventario

Entre las principales funciones del departamento de almacén está el registro contable de la entrada y salida de mercancía en la bodega.

Para administrar estas operaciones se emplean sistemas WMS, a fin de optimizar la gestión del inventario cíclico, la demanda de los productos, sus entradas y salidas del almacén, así como para prevenir discrepancias, disminuir los costes de almacenamiento, etc.

Conservación y mantenimiento de productos

El sistema de almacenamiento debe asegurar el buen estado y la calidad de la mercancía para lograr este fin, y cumplir juiciosamente con las normativas de higiene y de seguridad especial para el cuidado de cada producto y material. Por ejemplo, si se trata de productos que requieren mantenerse en refrigeración, debe disponer de la maquinaria y ambientación necesaria para su almacenaje dentro de la cadena de frío. De esta manera, se garantiza la seguridad de los productos. 

Gestión y preparación de pedidos

Otra de las principales funciones del departamento de almacén es cumplir con la preparación de los pedidos que se realizan desde los locales de venta o, bien, que realizan los clientes directamente. Por ello, las actividades de logística de selección y embalaje deben diseñarse de acuerdo a la frecuencia de la demanda, el tamaño de los lotes y las características de la mercancía.

Tipos de almacén y sus funciones

Hasta ahora hemos explicado a grandes rasgos las principales funciones del departamento de almacén. Sin embargo, es bien sabido que existen distintos tipos de almacenamiento, cada uno con sus propias características y funciones.

De modo que podemos encontrar operaciones específicas para los tipos de almacén de acuerdo a sus funciones logísticas, su estructura, el tipo de mercancía que almacenan y su grado de automatización.

Tipo de almacén según su función logística

De acuerdo a las funciones que cumplan dentro de la cadena de suministro y la red logística, podemos encontrar tipos de almacén como los siguientes:

• Almacenes centrales: son los más cercanos a los centros de producción, sus funciones son manipular cargas completas y suministrar mercancía a los almacenes regionales.
• Almacenes regionales: se encarga del alojamiento de productos de bajo valor cerca de los lugares de consumo, para ahorrar costos de transporte.
• Almacenes temporales: en ellos se almacena el stock temporalmente durante picos en la demanda. Generalmente son productos de temporalidad definida.
• Almacenes de consolidación: en este almacén se alojan productos de distintos proveedores a fin de agruparlos y prepararlos en mayor volumen, para así ahorrar costos de transporte favoreciendo el flujo de los productos y su entrega a los clientes.
• Almacenes de ruptura: la función del almacén de ruptura es la inversa al almacén de consolidación, en él los pedidos se dividen para distribuirse en lotes de menor tamaño.

Tipos de almacén según el tipo de mercancía

Según la naturaleza de las mercancías que se alojen en el almacén y su logística de almacenamiento, estos departamentos se pueden agrupar de la siguiente forma:

• Almacenes de materias primas: la función de este tipo de bodega es custodiar y guardar los materiales básicos para la fabricación de un producto en específico.
• Almacenes de productos intermedios: como su nombre lo indica, se encarga de almacenar los productos que aún no han finalizado su fase de producción.
• Almacenes de productos terminados: en este caso, las funciones del departamento de almacén son custodiar los productos ya finalizados, listos para su venta.
• Almacenes de envases y embalajes: son bodegas destinadas a alojar los envases, envoltorios y paquetes para la preparación y distribución de los pedidos y productos.
• Almacenes de materiales auxiliares: su función es guardar y mantener en buenas condiciones los materiales del proceso de producción que no se consideran materia prima.

Tipos de almacén según su grado de automatización

Las funciones del departamento de almacén también pueden variar de acuerdo al nivel de inversión tecnológica con el que se cuenta.

• Almacenes convencionales: son almacenes de gran tamaño que cuentan con equipamiento básico como depósitos de paletas, carretillas de mástil retráctil.
• Almacenes automatizados: la función de estas instalaciones es reducir al mínimo la actividad de los trabajadores, pues la mercancía es manipulada generalmente por equipo automatizado.

Tipos de almacén según su estructura

Por último, podemos agrupar los tipos de almacén y sus funciones de acuerdo a sus características estructurales.

• Almacenes cubiertos: las funciones del departamento de almacén en estos espacios es resguardar de las diferentes variables climáticas la mercancía y materiales que custodian.
• Almacenes abiertos: el layout de un almacén abierto está enfocado en alojar mercancía o materiales que no requieren protección contra el clima, lo que reduce costos en almacenaje.

Importancia del control de entradas y salidas de almacén

Si pudiéramos destacar una de las funciones del departamento de almacén, sería el seguimiento y control de entradas y salidas de almacén. La importancia de este balance se debe a la posibilidad de estar al tanto de cómo se mueve la mercancía dentro de la bodega. Así como poder detectar y reportar cualquier discrepancia entre la mercancía que entra sale y los albaranes.

En este sentido, la función de los inventarios es ayudar a reducir los costos, acelerar los procesos logísticos, prevenir los fraudes, evitar los quiebres de stock en los locales de venta y consumo. Por ende, si se descuidan las entradas y salidas de almacén, se vería afectado el funcionamiento de toda la cadena de suministro.

¿Cómo hacer un manual de funciones de un almacén?

Para garantizar un desempeño eficiente dentro de las bodegas lo recomendable es diseñar el manual de funciones de un almacenista. En este se debe plasmar la información correspondiente no solo a las tareas que el profesional debe realizar, sino también su rol frente a los proveedores, subordinados, el coordinador de logística, directivos y demás players.

De modo que, el manual de funciones de un almacenista debe estar conformado por:

• El perfil del profesional, incluyendo los conocimientos y habilidades que debe manejar para cumplir eficientemente con sus actividades.
• Los objetivos del puesto y del área al que ha sido asignado.
• Lista y descripción de la maquinaria y software que funcionan dentro del almacén.
• Descripción de las funciones y actividades. Puede presentarse según su periodicidad (diarias, semanales, mensuales, etc.).
• Lista y descripción de sus relaciones internas y externas en la cadena de suministro.

Es importante resaltar que un manual de funciones del departamento de almacén puede variar de acuerdo a las necesidades y objetivos de cada organización. Para conseguir una mayor precisión, lo ideal es implementar sistemas de medición y optimización a fin de impulsar no solo la logística del almacén sino también, las fortalezas competitivas de la empresa en el mercado.