Funciones del departamento de calidad: cuáles son, estructura y organigrama

Una de las funciones del departamento de calidad es velar por el cumplimiento de los objetivos de la empresa. Conoce aquí todo sobre su estructura y organigrama.

Quien lleva la responsabilidad de las funciones del departamento de calidad es el equipo encargado de la gestión de calidad. Para tener éxito al momento de definir el equipo, es importante tener claras todas las funciones que desempeñarán.

En este artículo te contamos cuáles son las funciones, la estructura y el organigrama del departamento de calidad, una vez sepas esto, todo será mucho más fácil.

Funciones del departamento de calidad

Para hablar de las funciones del departamento de calidad primero debes saber que estas dependen del tamaño de la empresa, del sector y de las actividades económicas que desarrolla.

Las empresas pequeñas se caracterizan por tener de 1 a 100 empleados; si es una empresa del sector de la salud, por ejemplo, los sistemas de gestión de calidad deben ser mucho más rigurosos.

• Una de las funciones del departamento de calidad es la cultura de calidad: este proceso de servicio al cliente es producto de un conjunto de acciones que buscan mantener y satisfacer sus necesidades mediante el deleite.
• Implementación de los sistemas de gestión de calidad: en definitiva, implementarlo va a ayudar a incentivar la mejora continua de la calidad, llevando a la empresa a un desarrollo mucho más sostenible.
• Las funciones del departamento de calidad en empresas medianas que tienen de 100 a 1.000 empleados están encaminadas a controlar mucho más la producción y acciones en cada una de las áreas.
• Evaluación de los riesgos: para identificar y evaluar riesgos es importante implementar el Ciclo PHVA. Esta es una gran herramienta para prever todos los escenarios de riesgo que existan dentro de la empresa.
• Sistematización de toda la información: una de las funciones del departamento de calidad, para agilizar procesos, es evaluar, monitorear y aprender de las experiencias obtenidas en procesos pasados.
• Hacer auditorías internas al sistema: para mejorar procesos y obtener mejor cumplimiento de objetivos, lo que a la larga va a generar beneficios económicos. El método de mejora continua Kaizen es de gran utilidad para concretar estas metas.

Las empresas grandes tienen más de 1.000 empleados pero las funciones del departamento de calidad son las mismas que tienen las empresas pequeñas y medianas. Por esto se debe tener un conocimiento más profundo de la norma ISO 9001, para que el personal encargado tenga mayor conocimiento y control frente a los procesos.

ISO 9001 y el control de calidad en una empresa

La norma ISO 9001 traza los lineamientos de las funciones del departamento de control de calidad. Bajo estos lineamientos la empresa puede planificar sus procesos con logística lean, por ejemplo, y seguir en el proceso de mejora continua.

El equipo de control de calidad en una empresa debe contar con mecanismos para identificar errores en cada momento de la producción o servicio. En este sentido, el departamento busca garantizar que los productos y servicios cuenten con todos los requerimientos exigidos por la norma ISO 9001.

Una de las herramientas para el control de calidad es el proceso de mejora continua Kaizen. Este método, como el Ciclo de Deming, ayuda a la revisión continua de los procesos en búsqueda de su optimización y eficiencia de la mano con la ISO 9001.

Estructura y organigrama del departamento de calidad

La estructura del departamento de calidad debe alinearse con las necesidades de la empresa. Cuando es una empresa pequeña, básicamente con un gerente de calidad es más que suficiente, sin dejar de lado el apoyo de las demás áreas.

Para el caso de las medianas y grandes empresas la estructura del departamento de calidad debe tener un equipo multidisciplinar y sobre todo contar con un profesional capacitado en auditorías internas.

En el caso de las grandes empresas es indispensable un profesional por área, auditores, capacitadores, especialistas en mejora continua, sistematizadores y los profesionales que sean necesarios. Es fundamental que todos estén alineados con el uso del Just in time; una metodología que permite a las empresas aprender a identificar y desechar todo lo que no genere beneficio para la organización.

El organigrama del departamento de calidad ayuda a que los procesos sean mucho más eficientes, para lograr los resultados requeridos en una lean supply chain. Los encargados de las funciones del departamento de calidad están distribuidos según responsabilidades.

Para el organigrama del departamento de calidad, en primer lugar se debe tener un director o gerente general, que es quien liderará el equipo, y en orden descendente, director comercial, director económico y financiero, director de recursos humanos, director de producción o servicios y un profesional en Seguridad y Salud en el Trabajo.

Hasta aquí has podido identificar las funciones del departamento de calidad según el tamaño y actividad de cada empresa, estructura un buen equipo y define el organigrama ideal para llevar a tu empresa a otro nivel de calidad