Gestión y administración de pymes: importancia y recomendaciones

La correcta gestión y administración de las pymes logísticas adquiere un papel fundamental para aquellos comerciantes que desean tener éxito en las actuales y futuras exigencias del mercado. Por un lado, las pyme poseen un gran peso dentro del mundo de los negocios. De hecho, en Chile, las pymes representan el 96,6% de las ventas del mercado. Pero por otro lado, esa misma situación hace que el nivel de competitividad para las pequeñas y medianas empresas sea cada vez más exigente. 

Por tal razón, es necesario tomar conciencia empresarial sobre la importancia de la gestión y administración de las pymes, y sobre cómo llevarlas a cabo de la forma más estratégica posible tanto para optimizar la logística tradicional como la eLogística.

Importancia de la gestión y administración de pymes

De acuerdo con datos de la Confederación Gremial Nacional Unida de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa, Servicios y Artesanado (CONUPIA), más de 200 mil pymes se estaban yendo a la quiebra en junio de 2020 en Chile. Esto debido principalmente a los altos factores de riesgo de las pymes ante la crisis global que hemos estado viviendo por la pandemia de la COVID-19.

Entonces, teniendo en cuenta que las pymes representan un 70% del mercado laboral, la correcta gerencia de estos negocios es algo que influye directamente sobre la sociedad a nivel de economía y empleo. 

En este panorama, y entrando más en detalle, la principal importancia de la gestión y administración de las pymes tiene que ver con el hecho de que solo tomando buenas decisiones estratégicas es posible hacer que los negocios más vulnerables (los pequeños y medianos) sobrevivan ante posibles nuevas crisis como la que estamos viviendo hoy en día, así como también que desarrollen mayor competitividad empresarial en el mercado, mejoren sus niveles de productividad y de rentabilidad, y puedan seguir así siendo la principal fuente de empleo en los distintos países. 

Dicho esto, en cuanto a las empresas de logística, la importancia de la gestión y administración de las pymes está incluso mucho más relacionada con el mercado, ya que la toma de decisiones logísticas es algo que puede influir de manera directa en los hábitos de los consumidores y en el aprovechamiento de las oportunidades de la empresa.

Una buena gestión y administración de las pymes logísticas puede aumentar los niveles de ventas y la demanda de servicios tan críticos como los de entrega a domicilio, en el caso de los negocios electrónicos.

Gestión y administración de la pyme para satisfacer al cliente

Cuando se habla de optimizar la gestión y administración de la pyme logística para asegurar la satisfacción del cliente se hace referencia a la aplicación de estrategias empresariales customer centric. Es decir, la empresa debe enfocar todos sus esfuerzos en mejorar la experiencia de compra del consumidor, ya que al hacerlo logra impulsar las ventas y los niveles de fidelización.

Ten en cuenta que, de acuerdo con el estudio Experience is everything de PwC, uno de cada tres clientes puede abandonar la relación con la marca después de una experiencia insatisfactoria. Es por ello que algunos elementos claves que siempre debes considerar en la gestión y administración de la pyme son:

• Atención al cliente disponible en todo momento.
• Reducción de la incertidumbre sobre el pedido.
• Puntualidad en la entrega de los productos.

Afortunadamente, existen herramientas tecnológicas que permiten mejorar la gestión y administración de la pyme respecto a su relación con el cliente. Por ejemplo, LastMile by Beetrack es un software especializado en mejorar la experiencia durante las entregas a domicilio. Esta herramienta le permite al cliente monitorizar el traslado de su pedido en todo momento. Además, con LastMile, la empresa puede automatizar el envío y procesamiento de encuestas de satisfacción una vez finalizada cada entrega, lo cual te permite tener una visibilidad sobre la experiencia que estás ofreciendo.

Gestión y administración de la pyme para controlar al personal

Por otro lado, la gestión y administración de la pyme logística para mantener un buen control sobre su personal tiene que ver con identificar y anteponerse a cualquier problema que pueda afectar el rendimiento de los transportistas. Es decir, siendo el conductor la única persona que tiene contacto físico y directo con el cliente, existe riesgo de que una mala gestión pueda generar una experiencia incómoda para el cliente. 

En este sentido, lo ideal dentro de la gestión y administración de la pyme es elaborar programas de formación para los transportistas, con el objetivo de que sean los mejores representantes de la marca al ofrecer una atención y un servicio al cliente de excelente calidad. De igual forma, la empresa debe medir el rendimiento, eficiencia y compromiso de cada uno de los conductores.

Ten en cuenta que la ineficiencia en la gestión y administración de la pyme puede verse expresada con los siguientes síntomas:

• Demoras al completar las rutas.
• Paradas no autorizadas.
• Uso del transporte para fines personales.
• Desvíos no planificados.

Para mejorar la eficiencia en la gestión y administración de la pyme en cuanto a su personal la empresa también puede utilizar el software LastMile, ya que esta plataforma es capaz de monitorizar a los conductores en tiempo real, gracias a su funcionalidad de rastreo satelital que realiza mediante el microsensor GPS que viene incorporado en los teléfonos inteligentes que son usados por los transportistas.

De esta forma, como gerente logístico podrás estar al tanto del rendimiento, la eficiencia y responsabilidad del conductor. 

Gestión y administración de la pyme para reducir costos

Cuando una pequeña o mediana empresa trabaja en la reducción de costos, muchas veces olvida los costos ocultos. Por ello, en la gestión y administración de la pyme debes identificar aquellos procesos que, por mínimos que parezcan, consumen innecesariamente el capital de la empresa. 

Algunos ejemplos son:

• Costos por consumo de combustible al recorrer vías más largas de las necesarias.
• Costos por excepciones de envío o entregas fallidas.
• Costos por falta de monitorización sobre el uso de las unidades de transporte.
• Costos por resolución de contingencias que no fueron previstas.

Cada uno de estos son factores pueden estar aumentando el costo del servicio tanto para el cliente como para la empresa; ya sea porque se emplean rutas que consumen gran cantidad de tiempo y combustible, por una dirección mal calculada o por la falta de planes de contingencia. Todo ello pone en riesgo la calidad del servicio y es consecuencia de una mala gestión y administración de la pyme. 

Entonces, para mejorar la gestión y administración de la pyme sobre la reducción de costos, la empresa puede apoyarse en herramientas como PlannerPro by Beetrack. Este es un sistema especializado en la planificación y optimización de rutas de entrega, cuyo objetivo es garantizar envíos rápidos, identificando las mejores vías disponibles y previendo las posibles dificultades que se pudiesen presentar durante los procesos de entrega.

De esta forma, con el uso de PlannerPro puedes gestionar y administrar adecuadamente los costos asociados con el consumo de combustible, desgaste del vehículo, tiempos de envío, entre otros.

Gestión y administración de la pyme para mejorar procesos

Finalmente, la gestión y administración de la pyme para agilizar sus procesos es una tarea que consiste en emplear diferentes mecanismos que permitan identificar y solucionar cualquier debilidad operativa.

Por ejemplo, cuando se trata del comercio electrónico, el Estudio sobre venta online en México indica que el 84% de los compradores prefiere las entregas a domicilio. Esto quiere decir que dentro de la gestión y administración de la pyme debes identificar aquellos elementos que te impiden hacer entregas 100% exitosas. Para ello, es importante que utilices herramientas como las de Beetrack.

Es decir, con sistemas como LastMile y PlannerPro las empresas digitales pueden mejorar la gestión y administración de las rutas de entrega para garantizar:

• Entregas más rápidas.
• Incremento de la productividad del personal.
• Mejor gestión de los recursos.
• Experiencia más satisfactoria para el cliente.

En conclusión, optimizar la gestión y administración de la pyme logística requiere de recursos tecnológicos que contribuyan a una mejor relación con el cliente, un seguimiento del desempeño del conductor, así como también una mejor planificación de los recursos y de estrategias ante cualquier contingencia.