Paperless: 4 ventajas para una empresa logística

El paperless es una filosofía empresarial que cambia la manera en cómo se ejecutan los procesos dentro de una empresa, haciéndolos más eficientes, menos costosos y más sostenibles de cara al medio ambiente. Hoy en día, estos son aspectos críticos para mejorar el posicionamiento en el mercado de negocios logísticos, ya que, por ejemplo, según la Encuesta Nacional de Medio Ambiente de Chile, el 96% de los chilenos considera que es un deber moral emprender acciones para cuidar el medio ambiente.

Sin duda, los ciudadanos están cada vez más preocupados por el cuidado del medio ambiente y por el manejo de los desechos, esto hace que también sean cada vez más exigentes hacia las empresas, llegando a preferir solo aquellas que tienen políticas internas de procesos sustentables. 

Entonces ¿cómo crecer en la industria logística usando a nuestro favor la sustentabilidad? Ahí entra en juego el paperless, uno de los grandes aportes del internet y de las transformaciones que este ha causado. 

Sin embargo, antes de adoptar un modelo de gestión “sin papel”, los gerentes logísticos se preguntan ¿qué ventajas puede tener el paperless para el negocio?

4 ventajas de ser una empresa paperless en logística

Paperless significa guardar y gestionar la información en medios electrónicos y no en papel. Llevando el término a la realidad de un centro logístico, esto se traduce en que los empleados están conectados a una red corporativa que guarda, distribuye y recupera todos sus procesos de documentación logística de manera digital. En este sentido, el paperless es un paso más allá en la innovación de los negocios.

De hecho, el estudio El futuro de las operaciones sobre el terreno, de Zebra Technologies, revela que más del 62% de las empresas está sustituyendo los sistemas basados en papel por tecnologías móviles dentro de toda la organización.

A continuación, veamos las 4 principales ventajas de implementar la transformación digital para migrar hacia un modelo paperless:

• El paperless ayuda a reducir costos

Ser una empresa paperless significa que gran cantidad de los recursos que gestiona son digitales, y no físicos. Con recursos nos referimos a documentos, facturas, notas de venta, órdenes de despacho, memos, contratos, etc. Estos materiales físicos ocupan espacio, necesitan una movilidad física entre una oficina y otra, entre un escritorio y otro; exigen el uso de tintas, impresoras, fotocopiadoras, correctores, trituradoras de documentos, papeleras, etc.

En otras palabras, una empresa que no es paperless debe invertir constantemente en la adquisición, el mantenimiento, la gestión y el desecho de materiales físicos. En cambio, una empresa que sí es paperless puede realizar todos sus procesos por medios digitales, logrando así una importantísima reducción de costos.

• El paperless aumenta la productividad del personal

Como mencionamos en el punto anterior, una empresa que no es paperless debe gestionar un sinfín de documentos físicos. Esa gestión suele ser muy lenta, restándoles productividad a los operarios. 

Veamos el ejemplo de las pruebas de entrega durante la última milla. Las organizaciones no paperless utilizan planillas impresas para que los clientes firmen cuando reciben un producto. Esa planilla debió ser impresa, rellenada y guardada por el transportista. Luego de su uso, esa planilla será movilizada de un lugar a otro, revisada manualmente y archivada, ocupando un espacio físico en alguna oficina.

En cambio, las organizaciones paperless suelen gestionar las pruebas de entrega mediante planillas digitales, las cuales son firmadas a través de un celular o de una tablet, y almacenadas en la nube, pudiendo acceder a ellas desde cualquier parte del mundo.

Así, el transportista no debe estar cargando de un lugar a otro una carpeta con documentos físicos, los cuales terminan ralentizando su trabajo y aumentando los márgenes de error. Además, las empresas paperless pueden realizar fotografías digitales como un tipo de pruebas de entrega, todo esto dentro de una misma aplicación móvil.

• El paperless mejora la precisión en los procesos

Para este punto, analicemos el ejemplo de la planificación de rutas de distribución. Una empresa que no es paperless suele planificar las rutas a través de un gran mapa impreso. Al tener que trazar las rutas manualmente con un lapicero, cabe preguntarse:

• ¿Cuántas veces podrá utilizar un mismo mapa hasta que quede inservible?
• ¿Cómo hará el gerente para acomodar una ruta previamente planificada y que debe ser cambiada?
• ¿Cuánto dinero debe invertirse mensualmente en imprimir, almacenar y desechar grandes mapas?
• ¿Cómo pueden trabajar eficientemente todos los integrantes del equipo al no poder tener acceso a ese mapa en tiempo real y desde sus respectivos puestos de trabajo?

Todas las respuestas a estas preguntas nos llevan a una misma conclusión: los procesos de una empresa no paperless suelen ser un caos total.

En cambio, ¿qué tal si la organización decide ser paperless y comienza implementando un software para la planificación de rutas? Ese software puede ser accedido por todos en el equipo a través de una aplicación móvil en sus celulares, las rutas pueden ser editadas y reeditadas de manera cómoda y rápida cuantas veces sean necesarias, no hay que imprimir ni archivar nada, y además el software puede realizar un análisis de datos inteligentes muy potente que no puede hacer una persona, entre muchas otras ventajas.

• El paperless mejora el branding interno y externo de la marca

La conciencia de los consumidores por el medio ambiente es también una oportunidad para desarrollar estrategias empresariales de marketing interno y externo a través del paperless.

Sabemos que usar un software de control de despachos o un GPS de rastreo es más eficiente que llamar o que planificar una ruta rígida de entregas, no solo por el ahorro de tiempos y de costos que implica para la empresa, sino también porque de esta manera los trabajadores sienten que responden a sus preocupaciones personales por el medio ambiente, desde su lugar de trabajo.

Por ejemplo, un chofer que pierde horas al volante en calles congestionadas quiere cumplir con sus despachos, pero si a eso se le agrega una preocupación declarada, como lo refleja la Encuesta Nacional de Medioambiente, a través del paperless es posible vincularlo con el cuidado de la calidad del aire. ¿De qué manera? Bueno, como explicamos más arriba, gracias al paperless se pueden planificar las rutas de una manera más eficaz y precisa, lo que permite que los transportistas utilicen las rutas más ágiles para llegar hasta sus puntos de destino, evitando la  sobreconducción durante horas adicionales, estancamientos que obligan mantener el motor más tiempo encendido, etc.

Lo mismo sucede con la eliminación de papel en los procesos, que está directamente relacionado con bajar el volumen de residuos. Cuando las políticas están alineadas, los trabajadores tendrán otra actitud a la hora de rebajar el consumo de papel y la tinta de impresoras.

No hay que olvidar que el conseguir que nuestros trabajadores se pongan la camiseta por la sustentabilidad en la empresa mediante el paperless es sumar valor al interior de esta, y al mismo tiempo es una oportunidad empresarial para atraer consumidores preocupados por el cuidado del medio ambiente.

Para alcanzar estos objetivos, sin duda una de las claves principales es el uso de soluciones digitales. Por ejemplo, para el sector logístico existen software que digitalizan y automatizan todos los procesos relacionados con la planificación de rutas (como PlannerPro) y con el control de las entregas de última milla (como LastMile).