Costos ocultos en transporte y logística: ¿cómo identificarlos y reducirlos?

En transporte y logística existen costos directos, costos indirectos y costos ocultos. Estos últimos son especialmente importantes porque representan una fuga de capital que afecta la rentabilidad de las empresas. Actualmente, la facturación para costos de transporte por lo general es automática. Sin embargo, eso no quiere decir que no existan márgenes de error en procesos tales como la ubicación de los pedidos, el etiquetado, el envío y la facturación misma. Esos márgenes de error son los que dan origen a todo un modelo de costos ocultos en transporte y logística que podrían poner los balances financieros en números rojos.

Ante esta situación, es importante contar con un servicio tercerizado que dedique todos sus esfuerzos en optimizar los procesos que puedan generar costos ocultos, para así lograr reducirlos. Esto es aplicable tanto en grandes empresas como en pymes, las cuales suelen ser las más afectadas.

Modelo de costos ocultos, directos e indirectos

Antes de profundizar en el modelo de costos ocultos en transporte y logística es necesario tener claro cuál es el significado de estos y su relación con los costos directos e indirectos.

• ¿Qué son los costos ocultos?

Los costos ocultos son gastos que no generan ningún tipo de valor para la empresa, ni directa ni indirectamente. En otras palabras, los costos ocultos se crean a partir de procesos ineficientes o innecesarios que deberían ser optimizados o eliminados, con la finalidad de que dejen de ser una ventana para la fuga de capital.

En este sentido, los costos ocultos pueden ser una extensión tanto de los costos directos como de los indirectos, pero una extensión que debe ser solucionada a toda costa, fomentando así el ahorro de costes.

Sin embargo, el principal problema de los costos ocultos es que estos se mantienen, precisamente, “ocultos” a simplemente vista, lo que hace que la empresa no logre identificarlos si no cuenta con los indicadores ni los mecanismos adecuados.

• ¿Qué son los costos directos?

Los costos directos se generan cuando las empresas establecen mecanismos de control para conocer con exactitud la cantidad del costo total dirigido al producto o servicio, como materias primas, insumos y mano de obra directa.

• ¿Qué son los costos indirectos?

Los costos indirectos son aquellos que no se ven afectados por el nivel de producción, pero que siempre hay que contabilizar. Por ejemplo, el arriendo de instalaciones o equipos, gastos generales de administración, seguros, mantenimiento, entre otros.

¿Cómo identificar los costos ocultos en transporte y logística?

El modelo de costos en logística se basa en costos variables (tanto directos como indirectos), no fijos. Por tanto, cualquier categoría de importe logístico está sujeta a los esfuerzos dinámicos de cada empresa, no a un parámetro fijo en el tiempo.

En este sentido, el análisis de costos logísticos es un paso fundamental para descubrir cualquier gasto que no se ajuste a las necesidades y expectativas de la compañía (costos ocultos). De hecho, ese análisis es lo primero que se debe hacer para implementar una estrategia empresarial completa de gestión de costos de transporte y logística.

Gracias a dicho análisis podemos identificar, por ejemplo, que la mayoría de los costos ocultos de transporte y logística se generan por entregas que no se completan o que se realizan fuera del tiempo acordado, también por una mala planificación de las rutas de entrega, lo cual se suele traducir en un consumo adicional de combustible y en mayor desgaste de los vehículos, generando así gastos no previstos que no aportan valor y que luego deben ser recuperados de alguna manera.

Entonces, para identificar los costos ocultos es importante realizar un análisis de costos de forma periódica en las áreas operativas y administrativas del transporte y de la logística en general, teniendo en cuenta una serie de KPI especialmente diseñados para la monitorización financiera de todos los procesos logísticos.

4 costos ocultos en transporte y logística

A continuación, los 4 principales costos ocultos en transporte y logística:

1. Costos ocultos por errores de los transportistas

El error de los transportistas es habitualmente la más grande causa de costos ocultos prevenibles en el mundo de la logística. La mayoría de estos errores pasarán desapercibidos durante meses o, incluso, años, porque son el resultado de un error humano y no reflejan un patrón de comportamiento sistemático que pueda ser fácilmente detectado. Por ejemplo, cuando un transportista elige las rutas más largas o congestionadas al momento de hacer las entregas.

De hecho, el descubrimiento de estos errores y de sus costos ocultos consecuentes por lo general requiere la implementación de un software especializado que otorgue visibilidad en tiempo real de todos los despachos.

Para evitar los costos ocultos por errores de los transportistas es importante realizar una adecuada planificación logística de las entregas, consolidando los envíos de diferentes pedidos en una sola área, lo que evita los largos desplazamientos y da un par de minutos extra entre cada entrega, lo cual ayudaría a optimizar los costos de transporte terrestre.

2. Costos ocultos por excepciones de envío

Una excepción de envío es una situación que ocasiona que la entrega de un producto deba reprogramarse, lo que ocasiona por tanto un retrabajo logístico, generando así costos ocultos. Las excepciones, como por ejemplo una dirección incorrecta o la ausencia del cliente en casa, pueden ocurrir por diversas razones y se explican en la información detallada del envío.

Como vemos, las excepciones de envío pueden surgir de una serie de causas, pero el motivo principal es la insuficiente "visibilidad" de los procesos orientados a la logística. Una mayor visibilidad equivale a una inteligencia más accionable para los administradores de envío, lo que permite evitar estas excepciones y sus costos ocultos en transporte. Por lo general, esto requerirá un cambio radical en la tecnología que utiliza la empresa para manejar su análisis de negocio.

3. Costos ocultos por obsolescencia

Estos son costos ocultos generados por de cambios tendencia repentinos en el interés de los clientes por un producto y/o servicio. Principalmente, esto ocurre con productos tecnológicos, donde los continuos avances y cambios se dan con mayor rapidez.

Lo mismo ocurre con productos de temporada, que deben ir variando cada cierto tiempo. Es finalmente la necesidad de venta rápida lo que obliga a las compañías a incurrir en una serie de costos ocultos y no previstos.

4. Costos ocultos por tecnologías móviles

La tecnología móvil en terreno ya es una tendencia que va aumentando cada día en el mundo de la logística y los procesos de despachos. La volatilidad del mercado actual, además de los cambiantes gustos de los consumidores, está generando que las empresas deban adaptarse a este tipo de gestión en terreno con tecnología móvil.

Esa tendencia se traduce en contratar servicios en la nube, donde los transportistas tendrán la posibilidad de estar completamente alineados con un smartphone y una cuenta de internet entre los proveedores y los clientes.

Evaluar quiénes realmente necesitan tener todas las facilidades que ofrece la movilidad y adquirir los equipos, servirá para identificar si la relación costo – beneficio es positiva y rentable, o si se estarían generando costos ocultos, además de anticiparse a posibles costos ocultos por errores en los procesos de entrega.

¿Cómo evitar los costos ocultos en transporte?

A nivel general, y considerando los puntos anteriormente mencionados, los costos ocultos se pueden evitar tomando en cuenta las siguientes medidas:

• Realizar una adecuada planificación logística de las entregas.
• Consolidar la entrega de diferentes pedidos en una sola área.
• Evitar los largos desplazamientos.
• Mantener comunicación directa con la flota de transporte y clientes finales.
• Acceder a reportes e Informes en tiempo real respecto al desempeño operacional.
• Adquirir la capacidad de medir y analizar los niveles de satisfacción de los clientes.
• Rediseñar el proceso logístico para adaptarlo a las necesidades del mercado.
• Fomentar una retroalimentación constante con transportistas y clientes.

Finalmente, los denominados costos ocultos en transporte y logística están presentes en la mayoría de las pymes y grandes empresas. La clave es detectarlos a tiempo a través de distintas mediciones que automaticen los principales procesos del negocio y, lograr así, la reducción o eliminación de estos gastos innecesarios.

Para lograrlo, es necesario implementar tecnologías como Beetrack, una plataforma especializada en transporte logístico que ofrece visibilidad en tiempo real sobre los despachos y las entregas de última milla. Esta visibilidad te permite realizar una identificación constante de los costos ocultos en diferentes procesos y periodos de tiempo. 

Además, las distintas herramientas que conforman Beetrack te permiten planificar y optimizar las rutas de distribución, para así garantizar entregas exitosas y evitar costos ocultos por entregas fallidas. También, te permiten hacerle seguimiento en tiempo real a las unidades de transporte durante los procesos de entrega, esto a través de un sofisticado sistema de rastreo satelital mediante los smartphones de los transportistas. Gracias a dicho seguimiento puedes identificar errores humanos o procesos ineficientes que puedan crear costos ocultos.