Metodología 8D: ejemplo, ventajas y desventajas de las 8 disciplinas

La metodología 8D (en inglés Eight Disciplines Problem Solving) es un proceso a través del cual se aplican ocho pasos para resolver problemas de tipo empresarial. Las fases de la metodología 8D deben seguirse de manera secuenciada y estricta para que resulte exitosa. Su formulación y primera aplicación se atribuye a la Ford Motor Company en 1987.

¿Qué es la metodología 8D?

Es una metodología sistemática diseñada para la resolución de problemas de manera ordenada y estructurada que se realiza en ocho pasos. Esta característica es un punto clave que la diferencia del método de mejora continua Kaizen.

Si la metodología 8D es implementada correctamente, da como resultado una acción correctiva a un problema del cual se desconoce su causa, yendo directamente a la raíz de este y, por tanto, permitiendo que la solución sea duradera.   

Ventajas y desventajas de la metodología 8D

Como toda herramienta, la metodología 8D conlleva pros y contras a la hora de aplicarse, considerando que, usualmente, el problema al que se busca dar solución está directamente relacionado con el cliente, lo que puede devenir en un fortalecimiento de la relación empresa-cliente o todo lo contrario. Como complemento, la lean logistic también es una filosofía de gran utilidad para optimizar todo el proceso.

Veamos entonces, cuáles son las ventajas y desventajas de la metodología 8D:

Ventajas de la metodología de las 8 disciplinas

Entre las principales ventajas de la metodología 8D destacan las siguientes:

• Ayuda a garantizar que los clientes reciban una respuesta oportuna y eficaz a cualquier inquietud.
• Fomenta la familiarización de los empleados con la resolución de problemas y sus múltiples herramientas y posibilidades. 
• Reduce costos por mala calidad mediante la aplicación de las lecciones aprendidas durante el proceso de resolución del problema.
• Promueve el trabajo colaborativo y su ejecución de manera coherente y efectiva. 
• Otra de las ventajas de la metodología 8D es que ofrece soluciones de largo plazo. De esta forma puede funcionar con las directrices de la lean supply chain.

Ahora pasemos a las potenciales desventajas de la metodología 8D:

Desventajas de la metodología de las 8 disciplinas

• Requiere de un conocimiento previo por parte de los empleados. No conviene que se aplique este método sin conocer los pasos que lo conforman y cómo aplicarlos, lo cual puede limitar en tiempo y precisión la respuesta de la empresa al cliente si no existe un previo entrenamiento en la materia. 
• Entre las desventajas de la metodología 8D está el tiempo que se emplea en hallar la solución al problema. No es inmediato.
• Se requiere un análisis exhaustivo y profundo de datos relacionados al problema. Aplicando el Ciclo de Deming se puede apoyar esta tarea para la esquematización de estos datos. 

Ya habiendo enumerado las ventajas y desventajas de la metodología 8D, revisemos ahora la parte central, los ocho pasos que la conforman:

Fases de la metodología 8D

Como se ha dicho, la metodología 8D consta de ocho pasos a seguir gracias a los cuales se podrá llegar a una solución concreta, efectiva, profunda y duradera ante el problema en cuestión. Es aconsejable dar a cada una de estas fases la atención adecuada, no omitir ninguna y efectuar el Ciclo PHVA para evitar truncar el proceso. 

Conozcamos las fases de la metodología 8D:

1. Formar un equipo. Los miembros del equipo deben contar con el rango adecuado para autorizar las acciones correspondientes y disponer del tiempo necesario. 
2. Descripción del problema. Una vez reunido el equipo, se procederá a identificar claramente el problema y sus consecuencias. Se pueden aplicar las preguntas ¿qué?, ¿cuándo?, ¿dónde?, ¿quién?, ¿cómo? y ¿cuánto?. 
3. Definir acciones de contención. Estas son acciones aplicadas a corto plazo para aportar a la mejora continua de la calidad, y así mitigar los efectos negativos. 
4. Hallar la causa raíz. Para este paso, fundamental en la metodología 8D, se utilizan diversas herramientas como la lluvia de ideas, diagrama de causa y efecto, etc. 
5. Acciones correctivas. Permiten eliminar la causa principal del problema desde su origen y a largo plazo. 
6. Implementación y validación. Se ejecutan las acciones correctivas y se da seguimiento a sus efectos a fin de saber si la causa raíz ha sido eliminada. 
7. Acciones preventivas. Permiten prevenir la recurrencia del problema. Se puede hacer mediante modificaciones de políticas internas, estándares, procedimientos, etc. 
8. Reconocimiento. Felicitar a los miembros del equipo por su esfuerzo colectivo y crear un ambiente adecuado para mejoras continuas. Se puede instaurar un sistema de recompensas, no necesariamente económicas. Algunas opciones son: evaluación de desempeño, cartas por parte de los directivos/jefes inmediatos, reconocimiento público. 

Ejemplo de la metodología 8D

El ejemplo de la metodología 8D que presentaremos a continuación también lo podemos interpretar como un ejemplo de mejora continua. En este caso hipotético, un cliente ha detectado piezas defectuosas por parte de su empresa proveedora y veremos la solución que esta aportará.

1. Llamado al equipo de trabajo. La empresa reúne un equipo para analizar el caso, igualmente, solicita apoyo al cliente en la contención del problema. 
2. Descripción del problema. Se detalla el problema (pueden usarse las preguntas mencionadas en las fases de la metodología 8D), en este caso señalando los lotes donde aparecieron las piezas defectuosas.
3. Definir acciones de contención. Hasta aquí, estas tres fases deberían aplicarse dentro de las primeras 48 horas después del reclamo del cliente. 
4. Hallar la causa raíz. Determinar los posibles factores que causaron el problema: maquinaria, operarios, materiales, moldes, etc.
5. Acciones correctivas. Por medio de un aviso y capacitación al operador a cargo para revisión de las piezas. 
6. Implementación y validación. Llegando ya casi al final del proceso de la metodología 8D, se aplican las acciones mencionadas en el punto anterior y se verifica su eficiencia monitoreando cuántas piezas defectuosas se han encontrado.
7. Acciones preventivas. Revisión de los documentos y registros del producto, creando así una carpeta del caso. Habilitación de nuevas y más estrictas inspecciones. Ajustes a las máquinas que fabrican las piezas. 
8. Reconocimiento. El método de las 8 disciplinas plantea a modo de incentivo reconocer el esfuerzo del equipo de trabajo. En esta fase se pueden volver a analizar las primeras etapas con una reflexión acerca de un posible futuro estudio del caso para evitar recurrencia del problema. 

Podemos concluir que la metodología 8D es una propuesta eficaz para encontrar causas, raíz y soluciones efectivas de larga duración. Y es que sin duda una de las mayores ventajas de la metodología 8D es que aumenta la productividad empresarial, ya que no es posible que esta se mantenga elevada si hay que dar respuesta constantemente a la misma problemática. Por ello, es aconsejable divulgar el método y los resultados al resto de miembros de la empresa para lograr mayores beneficios operativos.