Organigrama de una empresa de transporte de carga: áreas, cargos y funciones

Diseñar y conocer el organigrama de una empresa de transporte de carga equivale a realizar un ordenado análisis de cada una de las partes de la organización que en él se representan y de las funciones que llevan a cabo todas las personas que la componen.

Hay que saber  que cada empresa es diferente y esta condición incluye las organizaciones con la misma actividad, como en este caso puntual, las empresas de transporte de carga o los operadores logísticos.

Las empresas diseñan y adaptan su estructura al contexto en el que operan y la proyectan a su situación, a su edad, a su tamaño, a su forma de producir, y todos estos aspectos los reflejan en su organigrama  propio. 

De modo que un organigrama de una empresa de transporte de carga, es particular en cuanto a las áreas, cargos y funciones que se hayan designado,  no obstante deben conservar el  mismo propósito y mostrar en su esquema general más o menos la misma estructura funcional y jerárquica.

¿Qué es el organigrama de una empresa de transporte de carga?

El organigrama de una empresa de transporte de carga es el diagrama creado para representar su estructura organizacional, es decir las partes que la componen y la relación entre ellas.

El organigrama de una empresa de transporte de carga debe incluir la totalidad de las estructuras, de las  funciones y de las personas que la componen, para así mismo proporcionar mejor información, aportar a la agilización de los procesos, a la comunicación interna y mostrar  la  ruta más adecuada a seguir para cumplir las funciones designadas. Debe representar a su vez una visión precisa de la división del trabajo relacionado con el transporte logístico.

Áreas en el organigrama de una empresa de transporte de carga

El organigrama de una empresa de transporte de carga es la representación de la estructura organizacional de la misma, de modo que debe incluir las diferentes secciones o departamentos  que componen la organización en orden jerárquico. En líneas generales las áreas de una empresa de transporte de carga son :     

• Gerencia general.
• Área administrativa y financiera.
• Área de producción.
• Área logística u operativa, que incluye departamento de compras, departamento de inventarios, almacén, departamento de transporte y área de distribución final. 
• Área comercial.
  
  

Cargos en el organigrama de una empresa de transporte de carga

A cada una de las áreas descritas anteriormente corresponde un cargo específico en el organigrama. Cada uno de estos especialistas es responsable de la gestión propia de cada área.

Funciones según el organigrama de una empresa de transporte de carga

Gerente General:

• Planifica, organiza, dirige y lidera los grupos de trabajo.
• Gestiona recursos.
• Dirige la elaboración de los planes estratégicos y operativos entre otras muchas funciones.   

Gerente Administrativo y Financiero:

• Controla todas las actividades administrativas.
• Asegura el buen uso del presupuesto de la organización.
• Diseña, instaura y controla las estrategias financieras de la empresa.
• Coordina las tareas de contabilidad, tesorería, auditoría interna y análisis financiero.
• Realizar y mantener negociaciones con las entidades financieras y otros.

Gerente de Producción:

• Establece estándares de calidad para los productos que fabrica. Este profesional debe garantizar el cumplimiento de los mismos.
• Administra eficientemente los recursos y materiales adquiridos para este propósito.
• Ejerce un estricto control sobre las áreas encargadas de estos procesos.

Gerente comercial:

• Controla todas las operaciones relacionadas con la comercialización y venta de los productos que distribuye una empresa y de la prestación de servicios.
• Maneja al personal de ventas.
• Atiende las quejas de los usuarios y proporciona soluciones a conflictos relacionados.
• Monitorea permanente las existencias en los establecimientos comerciales.
• Fija precios y otorgan créditos.
• Asegura  la adecuada exhibición de los productos.
• Efectúa la revisión de los balances de pérdidas y ganancias.

Gerente de Operaciones Logísticas o Director de Operaciones

•  Administra y controla todos los procesos logísticos internos.
• Asegura que los equipos de trabajo cumplan a cabalidad las metas propuestas.
• Gestiona los recursos físicos de la organización.
• Optimiza resultados y reduce costos en los procesos de los operadores logísticos, los tiempos de entrega, etc.
• Procura un entorno laboral óptimo para el desarrollo de las actividades de la empresa. para lo cual trabaja en conjunto con el departamento de recursos humanos.

­

Jefe de Compras:

• Adquiere los insumos requeridos para fabricar los productos que una vez elaborados son distribuídos al público.
• Se encarga de que dichas materias primas sean de buena calidad lo cual va de la mano con la adecuada selección de los proveedores.
• Logra un balance entre la calidad y los costos razonables de dichos materiales.
• Está al tanto de los cambios en el mercado.
• Debe actuar coordinadamente con todas las demás áreas de la organización.
• Influye en buen posicionamiento digital de la marca.
• Apoyar y coordina las iniciativas destinadas a mejorar la presencia del negocio en redes sociales, plataformas, portales y otros recursos digitales.

Jefe de Almacén:

Recibe la mercancía y los principales procesos que lleva a cabo son:

• Registro y clasificación informática de los productos.
• Ubicación estratégica de los mismos  en el almacén (slotting).
• Preparación de los pedidos (Picking).
• Control de Inventarios.
• Verificación de existencias (Stock).
• Mantienen  una estrecha  relación con clientes y proveedores.
• Clasificar los proveedores de soluciones 3PL.

Gerente o Coordinador  de Transportes:

También llamado Gerente de Distribución o Jefe de Logística es el responsable de todas las operaciones relacionadas con el transporte y entrega satisfactoria de la mercancía en su destino final.

• Planifica y monitorea todos los envíos de productos,  desde que se fabrican  hasta que se entregan a su usuario final.
• Planifica las rutas y monitorea en tiempo real los recorridos apoyando la gestión con herramientas de software especializadas.
• Administra las flotas de transporte terrestre.
• Trabaja  coordinadamente con el personal del almacén para optimizar los procesos de Slotting y Picking.
• Está al tanto de todos los requerimientos de mantenimiento para los vehículos y de mantener actualizada la documentación de cada uno de ellos.
• Lo anterior corresponde a la estructura organizacional de una empresa tradicional de transporte de carga.

La necesidad de las empresas de transformarse digitalmente, la implementación de herramientas de software para lograr la optimización de los procesos logísticos y los servicios en la nube, entre otros factores, han obligado a las organizaciones a crear nuevos cargos y a contratar personal especializado para desarrollar las nuevas estrategias.

Dichos cargos deben ser incluidos en la estructura de la empresa acompañados de las respectivas funciones en una empresa de transporte de carga. Entre los más extendidos tenemos:

El Departamento y Gerencia de Sistemas:

Este es un departamento que se ha planteado como un área independiente en el ámbito de algunas organizaciones de transporte logístico. Y cargos como el de Director(a) de Supply Chain cada vez es más frecuente que sea asignado a profesionales especializados exclusivamente en el desarrollo de las cadenas de suministro con el apoyo de software informático para su optimización.

El avance del comercio electrónico acentuado significativamente por la pandemia del Covid-19 y la vigencia de procesos informáticos propios de la transformación digital  de las empresas, hacen imprescindible no solo el uso de software de transporte de carga especializado en la planificación de rutas, trazabilidad y monitoreo en tiempo real de los trayectos de última milla sino también de su apropiada utilización por parte de personal especializado en su aplicación.

Herramientas como PlannerPro y LastMile by Beetrack ofrecen una excelente solución informática que no solo optimiza los procesos logísticos de entrega de pedidos sino que potencia el desempeño del personal encargado de su manejo, principalmente a los gerentes, y gestores logísticos, programadores y especialistas en sistemas, responsables de que la planificación de rutas, la zonificación de conductores y vehículos, el transporte de mercancías, entre otras utilidades de estos programas,  se verifiquen con un  alto porcentaje de precisión y efectividad.