Preparación de pedidos: definición, etapas, métodos y sistemas

En cualquier centro de distribución, la etapa de preparación de pedidos es una de las más importantes. En esta se garantiza que el producto sea el correcto y que su preparación y embalaje sean los adecuados para llegar en perfectas condiciones a su destino final. Por lo tanto, si la etapa de preparación de pedidos no es eficiente, la productividad de la empresa y la experiencia del cliente pueden verse afectadas.

Definición de preparación de pedidos

La preparación de pedidos o gestión de pedidos, también llamado picking, se define como el proceso mediante el cual se seleccionan y recogen los productos desde las estanterías, pasillos, y demás espacios de la bodega. Así, el objetivo de la preparación de pedidos es organizar y preparar los productos para ser embalados (packing) y enviados a sus respectivos compradores, por lo que mientras más eficaz sea esta etapa, mejores resultados se van a tener en la entrega de pedidos a los clientes.

Métodos de preparación de pedidos

Debido a su importancia, la preparación de pedidos es uno de los procesos que más exige de tiempo y dedicación dentro del centro logístico. Para agilizar esta etapa, es necesario establecer cómo los operarios deben gestionar las mercancías. En este sentido, existen varias categorías de métodos de preparación de pedidos, que son las siguientes:

Métodos de preparación de pedidos según la dirección de la mercancía

En este grupo de métodos de preparación de pedidos pueden intervenir recursos tanto tecnológicos como humanos, dependiendo de la naturaleza de la empresa. 

• Método de preparación de pedidos “hombre-producto”: es el sistema más tradicional, el operario va caminando hasta donde se encuentran los productos para irlos seleccionando y recogiendo. 
• Método de preparación de pedidos “producto-hombre”: consiste en el uso de máquinas, sistemas y tecnologías automatizadas que se encargan de recoger los productos y llevarlos hasta el operario.
• Método de preparación de pedidos “cross docking”: una vez se reciben las mercancías en la bodega, estas se despachan de forma directa, sin que se mantengan almacenadas por periodos de tiempo prolongados.

Métodos de preparación de pedidos según las estanterías

También existen métodos de preparación de pedidos de acuerdo al lugar en donde se ubiquen los productos en la estantería, dependiendo de dicha ubicación, el operario puede utilizar diferentes mecanismos para preparar los pedidos de la manera más eficiente posible.

De esta manera, tenemos que los métodos de preparación de pedidos variarán en función de si las mercancías se encuentran:

• A nivel del suelo: los productos se ubican en un solo nivel que se encuentra en el suelo.
• En niveles bajos: los productos se encuentran en un estante a la altura del operario.
• En niveles medios: los productos se encuentran a no más de 4 metros de alto.
• En niveles altos: las estanterías se encuentran llenas de productos, independientemente de su altura.

Métodos de preparación de pedidos según su recogida

También, la preparación de pedidos varía según la dinámica de la recogida:

• Método de preparación de pedidos “pedido a pedido”: es la modalidad más tradicional, en la cual el operario busca cada producto en la bodega y lo prepara para la etapa del despacho de mercancía.
• Método de preparación de pedidos “picking en grupo”: se divide en dos etapas, primero el operario busca todos los productos y los agrupa en la zona de picking. Una vez que ya los tiene todos, los embala de forma individual para enviarlos a su respectivo destino.
• Método de preparación de pedidos “picking por zonas”: las órdenes se procesan en función de su ubicación en la bodega y se preparan varios pedidos por grupos al mismo tiempo.

Fases y etapas de preparación de pedidos

Para realizar una operación logística eficiente dentro de la bodega se deben seguir las siguientes etapas de preparación de pedidos:

1. Preparación previa: consiste en recabar toda la información relacionada con los pedidos, y en organizar los recursos claves para realizar la preparación de pedidos (carretillas, palets, entre otros).
2. Recogida: es el recorrido que realiza el operario para seleccionar los productos a gestionar; dicho recorrido va desde la zona de operaciones hasta el lugar en donde están las mercancías.
3. Extracción: una vez el operario localiza el producto en la bodega, extrae la cantidad solicitada y la coloca en el sistema de transporte de productos interno que esté implementado (roll, palet, entre otros).
4. Verificación: el operario vuelve a la zona de operaciones y verifica que extrajo los productos correctos.
5. Preparación: se procede con el embalaje o packing, precintado, pesaje y etiquetado del paquete, para su posterior traslado al lugar de despacho en donde se precisará su ruta de destino y se procederá con el servicio de entrega.

Ejemplos de sistemas de preparación de pedidos

En el mercado de las tecnologías logísticas existen distintos sistemas de preparación de pedidos integrados a los Sistemas de Gestión de Almacenes (SGA) o Warehouse Management System (WMS), que son Sistemas de Información Logística (SIL). Cada empresa implementa el que mejor se adapte a las necesidades de su bodega.

A continuación, veamos algunos ejemplos de sistemas de preparación de pedidos:

• Privalia: es un outlet de venta online que utiliza el método de preparación de pedidos cross-docking de la mano con el sistema de preparación de pedidos Easy WMS de Mecalux en uno de sus centros logísticos de España. Así, Privalia en ese centro logístico ha prescindido del almacenaje, dedicando todos sus recursos a la preparación de los productos que llegan a su centro logístico para, inmediatamente, expedirlos a su destino.
• Amazon: debido a la magnitud de esta compañía y a su filosofía de innovación tecnológica, en los centros logísticos de Amazon se emplea el método de preparación de pedidos producto-hombre, esto a través de robots autónomos que se encargan del transporte interno de las mercancías. En cuanto al sistema de preparación de pedidos, este fue diseñado in-company. Es decir, se trata de una herramienta creada por el poderoso equipo de IT de Amazon. 

¿Qué sucede después de la preparación de pedidos?

En el comercio electrónico, una vez que culmina la etapa de preparación de pedidos, empieza otra de las etapas más cruciales en la logística de una empresa, se trata de las entregas de última milla. Esta inicia cuando el producto es despachado desde el área de transporte hacia el domicilio del comprador, y aquí es donde la empresa debe centrar todos sus esfuerzos en garantizar una entrega a tiempo.

En este punto, la planificación en las entregas de mercancías es tan importante como en la preparación de pedidos. Por lo tanto, la empresa debe contar con las tecnologías necesarias para que los despachos se cumplan de forma eficiente, como por ejemplo los sistemas PlannerPro y LastMile by Beetrack.

PlannerPro es un software que permite planificar y diseñar rutas de distribución. Mientras que LastMile es un sistema de seguimiento que le permite al departamento de logística conocer en todo momento la ubicación del transportista durante las entregas.

Con estas herramientas logísticas, es posible continuar con un proceso eficiente después de la preparación de pedidos, para darle un feliz término a las compras realizadas por los clientes.