Qué es un inventario cíclico o conteo cíclico (+ ejemplos)

Cuando en la gestión de un almacén se aplica lo que es un inventario cíclico se obtienen grandes beneficios para la empresa. Esto se debe a que dentro de la función de los inventarios rotativos, está mejorar la exactitud del control de la mercancía, la toma de decisiones de compra, la productividad y la rentabilidad del almacén.

Por estas razones, como profesionales de la logística es importante estar al tanto de cuáles son los métodos que nos pueden ayudar a optimizar el funcionamiento de las bodegas y su respuesta frente al flujo de demandas del mercado. A continuación, te contaremos en detalle qué es un inventario cíclico, su objetivo, sus tipos, así como ejemplos de cuándo y cómo aplicar un conteo cíclico.

¿Qué es un inventario cíclico?

Podemos definir un inventario cíclico, también conocido como inventario rotativo o conteo cíclico, como un método que consiste en realizar cuentas periódicas de los bienes y productos de la empresa, en lugar de esperar una vez al año para hacer el registro final. Este conteo cíclico se hace con grupos de referencia, los cuales son determinados por su índice de rotación, tamaño, tipo de referencia, etc.

Objetivo de un conteo cíclico

El objetivo de un inventario cíclico es mejorar la fiabilidad y exactitud del control de inventario. Más allá de verificar la existencia de mercancía y lo que se ha vendido, aplicar un conteo cíclico periódicamente permite prevenir y detectar errores o defectos en la gestión de la bodega. Esto también facilita dar cuenta de cuánta mercancía aún está disponible para abastecer el piso de venta y prevenir posibles quiebres de stock.

Por ende, dentro de lo que es un inventario cíclico podemos mencionar que es una técnica eficiente para obtener datos reales y actualizados sobre cómo se está administrando la mercancía. De esta forma, se logra facilitar el análisis y la toma de decisiones estratégicas para la optimización continua del almacén.

Tipos de inventarios cíclicos

Como se mencionó en la definición sobre qué es un inventario cíclico, para llevarlo a cabo se hacen grupos de referencia o grupos de conteo. Según el criterio establecido para crear estos grupos de referencia se pueden encontrar tres tipos de inventario cíclico:

Inventario cíclico de grupo

Este tipo de inventario cíclico se aplica cuando se va a implantar por primera vez, a fin de localizar errores en el conteo de stock y agilizar el proceso de inventariado en un periodo de tiempo corto. En él, el coordinador de logística selecciona una serie de números de referencia único para cada producto para ser inventariados periódicamente, ya sea de forma manual o por medio de un sistema WMS (sistema de gestión de almacenes).

Inventario cíclico aleatorio

En el caso de este tipo de inventario cíclico, se crean grupos de manera aleatoria cuando las características de la mercancía como la rotación, el tamaño, peso, valor, etc. son similares. Ya que no existe una característica relevante para diferenciar los distintos números de referencia.

Conteo cíclico ABC

Este es el tipo de inventario cíclico más implementado, se basa en el principio de Pareto o la regla del 80/20, según el cual un 20% de las referencias supone el 80% de las ventas. Para aplicar esto, en la logística de los procesos de inventario se asigna una rotación A, B o C, de acuerdo a la frecuencia de venta, donde A es la categoría de mayor rotación y C la de menor rotación.

Entonces, durante un conteo cíclico ABC la idea es monitorear con mayor frecuencia los productos pertenecientes a la categoría A, que los de la categoría C.

Frecuencia del inventario cíclico

Una de las principales características de lo que es un inventario cíclico es la frecuencia con la que se aplica, pues al no tratarse de una tarea administrativa como calcular el inventario final anualmente, la frecuencia del inventario cíclico puede ser continua de acuerdo a las necesidades de la empresa de forma mensual, bimensual, trimestral, semanal o incluso, diaria.

Dicho esto, suele existir confusión entre un inventario cíclico y periódico. Sin embargo, en el primer caso, se trata de un conteo cíclico, rutinario y por grupos de referencias. Mientras que en el segundo caso el registro contable se aplica a todos los activos del almacén según la programación de las funciones logísticas en momentos concretos del año.

¿Cómo se hace un inventario cíclico?

Si bien realizar un inventario cíclico permite a la larga aligerar la carga de trabajo y llevar una base de datos más fiable, es una tarea que requiere tiempo. Por esta razón, es importante pensar si nos conviene realizar el inventario cíclico con una herramienta estandarizada o una más especializada.

• Inventario cíclico en Excel: para los convencionales, realizar el inventario cíclico en Excel es una práctica bastante común, pues se trata de un software de ofimática conocido por muchos. Solo es cuestión de crear el documento para las entradas y salidas donde llevar el control rotativo.
• Inventario cíclico en SAP: por otro lado, entre los software ERP (planificación de recursos empresariales) más implementados para esta labor está SAP Business One. Realizar el inventario cíclico en SAP permite gestionar desde un solo sistema la base de datos de distintos almacenes, automatizar el conteo rotativo en la frecuencia preferida, así como mantenerse informado acerca del estado general y particular de cada producto.

Ejemplos de inventario cíclico

Teniendo en cuenta todo lo que hemos repasado hasta ahora, veamos un ejemplo de inventario cíclico para que puedas tener una mejor idea de cómo aplicarlo en tu negocio.

Para este ejemplo de inventario cíclico, tomemos el conteo cíclico ABC aplicado al caso de Sparta la empresa líder en mercado deportivo de Chile, quienes distribuyen desde zapatillas, cascos, poleras, hasta bicicletas, máquinas de hacer ejercicio, etc.

En primer lugar, para realizar un inventario cíclico el encargado logístico tendría que analizar, según el principio de Pareto, cuáles son las referencias que cumplen con el tipo de rotación A, B o C. Recordemos que A, es la categoría para una mayor frecuencia de rotación y C los productos con una  frecuencia de menor rotación.

Supongamos que tras el análisis de aprovisionamiento, las zapatillas representan un 80% de los beneficios (A), mientras que la venta de bicicletas representa un 15% (B), y por último, las máquinas de correr representan solo un 5% de los beneficios (C).

Con estos datos, el modelo de lo que es un inventario cíclico podría verse de esta manera:

Con este ejemplo de inventario cíclico en mente, podemos decir que dentro de la gestión de almacenes de Sparta lo recomendable sería realizar 27 conteos al día para el grupo de referencia de las zapatillas, 2 conteos diarios para el grupo de las bicicletas y 1 conteo al día para la referencia de las máquinas de correr para disminuir los posibles errores y optimizar la gestión de inventario.

De esta forma, lo que es un inventario cíclico puede conducirnos no solo a una mejor gestión de la bodega, sino también a optimizar toda la logística de aprovisionamiento de los centros de distribución y locales de venta. Al obtener datos reales sobre el flujo de movimientos de los productos es posible diseñar una dinámica de distribución y almacén que responda eficientemente a las demandas del consumidor.