La importancia del seguimiento en línea en la logística

Implementar un sistema de seguimiento en línea y un monitoreo en tiempo real es importante para el transporte logístico, ya que ayuda a garantizar un máximo rendimiento, la disminución de errores y la mejora de la experiencia de los clientes en las entregas de última milla.

De hecho, según el estudio Retos y Tendencias del Sector Logístico, realizado por Daqua, la mala gestión de los procesos y la falta de tecnologías de información son algunos de los obstáculos que afectan las actividades logísticas en México. Y es ahí donde son claves los sistemas de seguimiento en línea.

Tipos de sistemas de seguimiento en línea para proyectos logísticos

En el área logística, existen diferentes tipos de sistemas de seguimiento en función del proceso que se desee controlar. En este sentido, los principales tipos son:

Sistema de seguimiento y monitoreo

El sistema de seguimiento y monitoreo se utiliza para tener una visibilidad constante sobre el transporte de mercancías durante los procesos de entrega entre las rutas punto a punto.

Dentro de esta categoría se encuentra el sistema de seguimiento y monitoreo mediante dispositivos GPS, el cual resulta costoso debido a que se debe comprar e instalar un GPS por cada vehículo de la flota.

Por otra parte, también existe el sistema de seguimiento y monitoreo mediante smartphones, el cual funciona mediante los sensores de geolocalización de los teléfonos inteligentes. Esto significa que se puede hacer una trazabilidad de toda la flota en tiempo real al activar el rastreo de los teléfonos de los transportistas, resultando así en un sistema de seguimiento muy económico y eficiente.

Sistema de diseño de rutas

El sistema de diseño de rutas es el que se utiliza para planificar las rutas de distribución y entrega de mercancías. Por lo general, este tipo de sistema de seguimiento se sincroniza con gestores de mapas como Google Maps y Waze para generar los mapas digitales sobre los cuales se trazan las rutas.

También, a través de este software para transporte se le puede hacer seguimiento a diferentes elementos asociados al proceso de entrega de mercancías, por ejemplo a la cantidad de guías despachadas, la estimación de la hora de término de la ruta, la distancia recorrida, los diferentes puntos de entrega, etc.

Sistema de evaluación del proceso

El sistema de evaluación sirve para hacerles seguimiento a diferentes indicadores sobre la calidad, la efectividad y la eficiencia del proceso de distribución de mercancías.

Por ejemplo, durante las entregas de última milla, se puede utilizar un sistema de evaluación para automatizar el envío y el análisis de encuestas de satisfacción al cliente final, quien podrá evaluar aspectos como la eficiencia del proceso de envío, las condiciones del producto recibido y la calidad del servicio al cliente.

Sistema de seguimiento y monitoreo en transporte logístico

Un sistema de seguimiento y monitoreo logístico es un software online que permite conocer, en todo momento, el estatus de una mercancía que está siendo transportada.

Mediante este, se puede monitorear la fecha y hora de salida, de llegada, la ubicación en tiempo real durante el trayecto, las dificultades que pueda estar teniendo el transportista, entre otras variables asociadas a los distintos tipos de trazabilidad.

Por lo general, esta plataforma digital de rastreo inteligente está vinculada a un dispositivo móvil que sirve de apoyo para los transportistas y gerentes. Quienes están atentos a todas las fases logísticas del transporte, desde el despacho hasta la entrega y servicio al cliente. 

Además, el cliente también es partícipe del proceso al poder supervisarlo de manera online a través de la plataforma del sistema de rastreo satelital.

¿Qué hacer antes de adquirir un sistema de seguimiento logístico?

Es necesario realizar un análisis de los procesos logísticos antes de adquirir un sistema de seguimiento y monitoreo. A través de este diagnóstico interno se identifican puntos cruciales en la logística de transporte que deban ser atendidos prioritariamente. Además, dicho análisis permite tener claras las causas del por qué se debe implementar un software de seguimiento y cuáles son las funciones que este debe cumplir.

Algunos de las acciones a ejecutar antes de adquirir el sistema de seguimiento son:

• Estudiar las necesidades de la compañía: se debe tener un panorama claro de cuál es el estado de la logística de transporte e identificar sus carencias o necesidades de cara a los procesos de la empresa y al consumidor final.
• Analizar el rendimiento previo: es recomendable hacer un análisis histórico sobre el rendimiento previo del transporte logístico: rutas utilizadas, transportistas encargados, entregas fallidas, imprevistos, accidentes, entre otros. Así se pueden establecer relaciones causa-efecto.
• Identificar fuentes de pérdidas económicas: el gerente de operaciones logísticas debe identificar qué procesos le están causando pérdidas económicas a la empresa. Ya sea por falta de planificación, supervisión o mal uso del transporte, es vital encontrar las causas de la baja productividad, disminución del rendimiento o repetición de incidencias que tengan como consecuencia una afectación económica.
• Comparar los sistemas de seguimiento disponibles en el mercado: una vez identificadas las necesidades en la logística de transporte, se deben estudiar las opciones de sistemas de seguimiento existentes en el mercado. Esto con el fin de seleccionar una que se adapte a los requerimientos de la empresa.

¿Cómo escoger un sistema de seguimiento y monitoreo?

Todo sistema de seguimiento debe cumplir con diversas funcionalidades que le permitan a la empresa planificar, monitorizar y analizar cada una de las actividades que se desarrollan en el transporte logístico.

Esto implica desde el diseño de las rutas más efectivas para el traslado de los pedidos, pasando luego por la monitorización en tiempo real del transportista durante el envío, hasta la evaluación de la experiencia del cliente final en la entrega de última milla.

Para la empresa, el sistema de seguimiento debe generar información que le permita tener mayor consciencia sobre las actividades que realiza.

Gracias a esta información es posible desarrollar estrategias de lean management para optimizar los procesos logísticos y reducir costes operativos. Así como también estrategias customer centric para mejorar las experiencias de los clientes. 

No se trata solo de que el producto llegue al lugar indicado y en el momento correcto, es también generar una experiencia de la que el cliente sea partícipe. Esto al dejar de lado su incertidumbre mediante el uso de tecnologías que permitan el seguimiento en tiempo real de sus pedidos.

Por ejemplo, CIC, empresa chilena encargada del diseño, elaboración y entrega de soluciones de mobiliario y decoración, con el sistema de seguimiento de Beetrack tuvo una mejora importante en sus entregas de última milla, donde pudo generar a sus clientes un estatus constante de los pedidos y la notificación del momento en que el producto sería entregado en sus hogares.