Sistemas de administración y control: ejemplos y tipos

Los sistemas de administración y control permiten optimizar los procesos logísticos al máximo. Se trata de un factor muy importante para agilizar procesos. Contar con un sistema que digitalice el control de inventarios permite reducir los márgenes de error, centralizar la información y, en conjunto, hacer que todo el proceso logístico se desarrolle de la forma más eficiente posible.

¿Qué son los sistemas de administración y control?

Existen distintos sistemas de administración y control que van a permitir optimizar los procesos logísticos. En este sentido, se trata de sistemas que van a mejorar el desarrollo de dichos procesos. Es decir, van a permitir obtener mejores resultados minimizando los recursos necesarios que son empleados para ello. Gracias a estos sistemas de gestión empresarial, se consiguen optimizar los procesos logísticos y reducir considerablemente sus costes. 

Los sistemas de administración y control permiten mejorar la gestión de entrada y salida de mercancías, preparación de pedidos, gestión de pedidos, así como todas las tareas relacionadas con el control de inventarios. Esto se traduce en procesos más ágiles y en los que reducen los márgenes de error. Es decir, son Sistemas de Información Logística que permiten una administración mucho más eficiente de todos los flujos de información necesarios para que los procesos logísticos se completen de manera exitosa. 

Características de los sistemas de administración y control 

Aunque las características de los sistemas de administración y control pueden variar de un sistema a otro, las más comunes son las siguientes: 

• Establecen normas y protocolos concretos aplicables a la gestión de inventario. 
• Permiten controlar la trazabilidad de los productos. 
• Permiten disponer de la información histórica centralizada. 
• Dicha información se muestra de forma optimizada y fácil de comparar (sobre todo mediante el uso de gráficas y métricas). 
• Permiten conocer en tiempo real la entrada y salida de mercancías que tiene lugar en los centros logísticos. 
• Una de las características de los sistemas de administración y control que debería ser común a todos los sistemas es la tendencia a la automatización, lo que permite reducir los problemas derivados por el error humano. 

Gracias a estos sistemas de seguimiento y gestión de los inventarios, los procesos se agilizan sin que ello implique un incremento del coste. De hecho, lo que se consigue es todo lo contrario, ya que los procesos se abaratan considerablemente debido a sus beneficios. 

Tipos de sistemas de administración y control de inventarios 

Los tipos de sistemas de administración y control que se pueden encontrar son variados. Dependiendo de las características y necesidades concretas de cada centro logístico o almacén, se pueden encontrar tipologías diferentes. 

• Sistemas de administración y control de inventarios temporales o permanentes: Según las necesidades, estos sistemas pueden funcionar de forma continuada o solo temporal. Es decir, con protocolos aplicables siempre o protocolos que solo se aplican en situaciones o mercancías determinadas. 
• Sistemas de administración y control de inventarios automáticos o manuales: Dependiendo de las características de las mercancías y de los recursos disponibles, se pueden encontrar sistemas de administración y control de inventario que son ejecutados por máquinas de manera automática o que son ejecutados por trabajadores humanos. Además, también se pueden encontrar sistemas mixtos. Es decir, que combinan ambas tipologías. 

Para obtener los mejores resultados, los tipos de sistemas de administración y control deben adaptarse a las necesidades y características de cada centro logístico concreto. 

Ejemplos de sistemas de administración y control 

Algunos ejemplos de sistemas de administración y control son los siguientes: 

• Método ABC: Este sistema de administración y control de inventarios consiste en dividir las mercancías en tres categorías. Los productos A son aquellos que se venden con mucha frecuencia, los productos B los que se venden con una frecuencia media, y los productos C los que se venden con una frecuencia baja. De esta forma, se puede calcular la necesidad de existencias de cada producto dependiendo de la categoría a la que pertenece cada uno. 
• Método PEPS: Este sistema de administración y control de inventarios se centra en identificar aquellos productos que entran primero en el almacén y, a continuación, trabaja para que también sean los primeros en salir. De este modo, se evita la acumulación de stock. 
• Método EOQ: Otro de los ejemplos de sistemas de administración y control que se usa en los centros logísticos con más frecuencia es el método EOQ. En este caso, la metodología consiste en identificar el momento exacto en el que vender un producto y mantenerlo en el almacén tienen el mismo coste. De esta manera, se puede adecuar la gestión del producto para que este salga del almacén antes del momento en el que su venta no compensa su conservación.

La automatización y digitalización de los sistemas de administración y control del inventario es fundamental si se quiere conseguir optimizar al máximo todos los procesos de la logística de almacén. De hecho, esta digitalización no debe limitarse únicamente a los procesos internos de almacén, sino también los procesos externos relacionados con la distribución de mercancías y la logística de última milla.

En este sentido, herramientas como PlannerPro by Beetrack juegan un papel fundamental, ya que permiten diseñar y planear de antemano las rutas de reparto. Lo que se traduce en una logística externa mucho más eficiente y con un menor coste.