Sistemas de gestión de inventarios de una empresa: tipos y ejemplos

Los sistemas de gestión de inventarios de una empresa son una de sus herramientas más importantes a nivel de logística. Su utilización implica importantes mejoras en todo lo referente a la eficiencia de procesos, por lo que cumplen un papel destacado a la hora de garantizar la buena marcha de cualquier negocio. 

¿Qué son los sistemas de gestión de inventarios?

Los sistemas de gestión de inventarios de una empresa son herramientas que permiten rastrear los bienes a lo largo de toda la cadena de suministro y teniendo en cuenta los procesos con los que opera cada tipo de negocio.

Es decir, se trata de una herramienta que permite conocer y gestionar todos los aspectos relativos al inventario desde el nivel de producción hasta el comercio minorista, el almacén y los procesos logísticos. En resumen, una herramienta para el control del inventario de una forma global y más eficiente, lo que ayuda a evitar quiebres en el stock.

Tipos de sistemas de gestión de inventarios de una empresa 

Un aspecto importante que hay que tener en cuenta es que existen diferentes tipos de sistemas de gestión de inventarios. Esto se debe a que, dependiendo de las características de cada empresa o negocio, es necesario adaptar los sistemas de gestión de inventario a sus propios procesos internos y externos.

En general, se suele hablar de cuatro tipos de sistemas de gestión de inventarios distintos: 

• Sistemas de inventario perpetuo: este tipo de sistemas de gestión de inventarios son comunes en el caso de manejar cantidades pequeñas o medianas de stock. Se caracterizan por contar con una base de datos fija que se va actualizando a medida que es necesario o que los procesos logísticos tienen lugar. Se trata de sistemas de gestión de inventarios que funcionan con información en tiempo real, y que pasan a constituir parte de las funciones del departamento de almacén.
• Sistemas de inventarios periódicos: este tipo de sistemas de gestión de inventarios se caracterizan por no trabajar con la información en tiempo real. En su lugar, optan por actualizaciones periódicas que sustituyen la información antigua por la última versión actualizada. En esencia, trabajan con un inventario inicial y uno final, siendo el final el que se convertirá en el inicial del siguiente período y así sucesivamente. 
• Sistemas de inventario de códigos de barras: es mucho más eficiente y preciso que cualquiera de los otros tipos de sistemas de gestión de inventarios manuales. Como es lógico, su principal característica reside en el uso de códigos de barras para identificar cada unidad del inventario, lo que constituye una función de inventarios esencial. 
• Sistemas de identificación por radiofrecuencia (RFID): estos sistemas de gestión de inventarios de una empresa dependen del uso de tecnología por radiofrecuencia (RFID) para la identificación de las unidades del inventario y de sus movimientos dentro de la cadena de suministro. Junto con el sistema por código de barras, son los más eficientes cuando se tienen que manejar cantidades muy grandes de stock en logística.

De esta forma, podemos encontrar diversos tipos de gestión de inventarios, algunos manuales y otros que utilizan tecnología específica y sistemas informáticos para mejorar el control de las actividades de logística. Por ejemplo, sistemas WMS, entre otros muchos. 

Ejemplos de sistemas de gestión de inventarios

Existen múltiples ejemplos de sistemas de gestión de inventarios. Según sus características, pueden ser más o menos útiles para cada tipo de negocio. Algunos de los más habituales son los siguientes: 

• Holded: se trata de un ERP de uso en la nube, bastante intuitivo y fácil de utilizar. 
• Odoo Inventory: un ERP flexible y de concepto abierto que permite incluir el módulo de inventario en el caso de que se quiera incluir. 
• Factusol: un programa diseñado para el control del stock en cualquier momento a lo largo de toda la cadena de suministro de la compañía. 
• ABC Inventory: se trata de uno de los mejores ejemplos de sistemas de gestión de inventarios de uso gratuito. 

De este modo, estos sistemas de gestión de inventario se convierten en un elemento coordinador de logística que contribuye a optimizar todo el proceso. 

Sistema de gestión de inventarios en Excel

Por otro lado, más allá de los ejemplos de sistemas de gestión de inventarios basados en softwares específicos para ello, también cabe destacar la posibilidad de crear un sistema de gestión de inventarios en Excel. En este caso, se trata de un sistema diseñado a partir de Excel como una solución básica que permite dar respuesta a las necesidades de la gestión de inventario de forma fácil, sencilla y económica. 

Sin embargo, también es importante recordar que un sistema de gestión de inventarios en Excel carece de muchas de las funcionalidades y capacidades que sí que ofrece un software diseñado de forma específica para dicha tarea, por lo que, si se puede escoger, siempre es mejor decantarse por opciones con diseños más específicos y optimizados que por soluciones genéricas.