Sistemas WMS: ejemplos, tipos, ventajas y desventajas

Los Sistemas WMS, son soluciones integrales logísticas, indispensables en el desarrollo de la gestión del almacén y logística de una empresa. WMS son las siglas en inglés para: Warehouse Management Systems, Sistema para la Gestión de almacenes (SGA).

La principal importancia de esta herramienta de software radica en que facilita la gestión de los diferentes procesos, de los materiales y recursos, recopila la totalidad de la información y de esa forma cubre toda la cadena de suministro integralmente, es decir, desarrolla toda la secuencia: recepción-abastecimiento-producción-preparación de pedidos-expedición.

¿Qué son los sistemas WMS?

Los sistemas WMS son herramientas informáticas que apoyan  las operaciones logísticas del almacén de una empresa:

• Control de inventarios.
• Ubicación de las existencias.
• La distribución de un almacén.
• Coordinación y optimización de los movimientos

En general los sistemas WMS satisfacen las operaciones logísticas internas de la compañía.

Pero su principio básico es proveer la información para permitir el control eficiente del movimiento de materiales en el almacén. La secuencia operativa de un WMS incluye entre otras tareas:

Diseño de almacén - Seguimiento de Inventario - Recepción y almacenamiento – Picking - Envío - Gestión laboral - Administración de muelles – Informes. Así se integra lo que denominamos como Sistema de Información Logística (SIL).

Tipos de sistemas WMS

En la gestión de almacenes se dispone de una gran variedad de tipos de sistemas WMS: 

• Según el tipo y tamaño de la empresa. Sistemas configurados para el tamaño de una compañía, o herramientas que pueden escalarse a diferentes tamaños de empresas y software de logística específicos para una u otra actividad empresarial.
• Según la clase de implementación: sistemas WMS que se diseñan y se configuran para el tipo de artículos que vende una organización.
• Según la complejidad: los hay desde los más simples, utilizando documentos impresos y hojas de cálculo, hasta las grandes compañías que incluyen pequeñas, medianas y grandes empresas con sofisticados y modernos sistemas WMS.
• Sistemas WMS alojados en la nube: es un software administrado por el proveedor de WMS, se implementa más rápido y presenta facilidad de actualización para beneficio de su sistema logístico.

Ventajas y desventajas de los sistemas WMS

La implementación de sistemas WMS incide positivamente en la optimización de las operaciones logísticas internas y en general en el adecuado desarrollo de la cadena de suministro de una empresa, pero así como ofrecen muchas ventajas, también presentan en su ejecución una serie de inconvenientes que deben considerarse minuciosamente al tomar la decisión de implantar estrategias de gestión de almacén.     

Ventajas de los sistemas WMS

Para poder diferenciar entre las ventajas y desventajas del WMS, a continuación vamos a ver las primeras:

• Posibilitan una amplia visibilidad del inventario.
• Mejoran la exactitud del control de inventarios.
• Mejoran los niveles de servicio.
• Sincronizan en tiempo real el almacén con la cadena de suministro.
• Utilizan de forma más eficiente cada espacio.
• Ayudan a darle el mejor uso a cada equipo de trabajo.
• Logran eficacia y ergonomía en la mano de obra.
• Reducen gastos.
• Generan soluciones para la selección de mejores rutas.
  
  

Desventajas los sistemas WMS

Entre las ventajas y desventajas de los sistemas WMS, o sistemas de gestión de almacenes, estas últimas se caracterizan por estar directamente relacionadas con el inadecuado uso del software, con la insuficiente información proporcionada y con fallas técnicas: 

• Fallas del sistema: constituyen una de las principales desventajas de los sistemas WMS, debido a los problemas que se presentan en los dispositivos del soporte físico (hardware), los cortes de energía y otros problemas técnicos que ocasionan interrupciones, pérdida de información, de tiempo, y a la postre retrasos e irregularidades  en las entregas.
• Fallas de seguridad: los hackers constituyen una gran amenaza en su acción de extraer ilegalmente información importante de las empresas.
• Reducción de auditorías convencionales: esto se presenta porque las herramientas de software realizan automáticamente estas operaciones.  

En muchas ocasiones la implementación de un sistema WMS, no solo resulta costosa sino compleja y presenta una serie de dificultades que hacen de su instalación una clara desventaja, por lo que la decisión de utilizarlos o no,  merece un detallado análisis de los pros y los contras.

Ejemplos de  sistemas WMS

Al tratarse de sistemas de gestión de calidad, el software WMS puede estar integrado a un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP),  o actuar de manera independiente dependiendo del tamaño de la organización y de sus necesidades.

Entre las principales modalidades o ejemplos de sistemas WMS, se pueden citar:

• WMS Independiente: son compatibles con otras aplicaciones, presentan escalabilidad y son personalizables. 
• Módulos de la cadena de suministro (SCM): estos ejemplos de sistemas de WMS tienen como principal característica su capacidad para posibilitar una  gestión total. También automatizan tareas, como el control de inventarios, suministros de materiales y el control de los ciclos de los productos.
• Integrados con ERP: sistemas WMS que funcionan como parte del Sistema de  Recursos de Planificación Empresarial, que combina simultáneamente  las capacidades de muchos otros sistemas.

Es indiscutible la conveniencia de implementar en las empresas sistemas WMS, para optimizar la gestión de almacén, y satisfacer las operaciones internas, pero para que la cadena de suministro se desarrolle eficientemente en su totalidad se deben optimizar de la misma manera las operaciones externas, así como se presenta el caso de implementar un TMS (Transport Management System). 

De modo que los sistemas WMS  (SGA), deben complementarse y actuar de manera combinada con herramientas de software de planificación logística como el que ofrece DispatchTrack, que dentro de sus principales funciones, diseñan, optimizan las rutas de despacho, realizan monitoreo en tiempo real y apoyo al sistema de trazabilidad. Todas estas acciones garantizan entregas efectivas y la satisfacción total del cliente final.

Dicha interacción optimiza toda la operación logística de la empresa, y completa exitosamente la cadena de suministro.

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