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Diseñar y medir los KPI de logística adecuadamente permiten tomar decisiones estratégicas y generar actividades ejecutables a partir de sus resultados. Con ello, es posible elevar a una empresa por encima de su competencia.
En la actualidad, muchas compañías que buscan llevar su negocio al éxito utilizan los KPI o Indicadores Clave de Rendimiento aplicados a la logística. Esto con el fin de medir el desempeño de diversas actividades (como el despacho o el transporte) por medio de gráficos y estadísticas.
Sin embargo, también hay empresas que, a pesar de medir los KPI en logística, no utilizan sus resultados para mejorar o rediseñar aquellos procesos que no están respondiendo como deberían. Esta falta de proactividad y de mejora continua les impide alcanzar sus objetivos estratégicos, a esto se le conoce como “parálisis por análisis”.
Por tal motivo, es necesario que las organizaciones conozcan la importancia de medir los KPI logísticos para tomar acciones en la mejora de los procesos de despacho y de transporte de última milla.
Información vital que marca grandes diferencias en las entregas de última milla
No hay duda de que la entrega de la última milla -el tramo final de transporte desde su centro de distribución a las puertas de los clientes- es la etapa más compleja, costosa y a veces, frustrante de toda la cadena de suministro.
Si observamos el entorno competitivo actual, se ha vuelto relevante para los gerentes logísticos tener datos en tiempo real sobre la actividad y el rendimiento de los procesos de entrega. Los KPI´s cumplen esta función, de proporcionar información vital para la toma de decisiones.
La importancia de contar con KPI´s para la medición de los procesos en la logística de despachos, va más allá de tener claridad de cómo están funcionando las actividades de cada empresa, ya que trabajando con estos indicadores se pueden reducir también los temibles gastos que, en la mayoría de los casos, pueden alcanzar hasta el 25% de los costos totales de transporte.
Considerando lo anterior, un enfoque en la eficiencia de entregas de última milla, puede potencialmente producir importantes ahorros de costos para la operación logística, aplicando además notorias oportunidades de mejora de servicio en base a una constante evaluación del comportamiento de los transportistas.
Importancia de los KPI en logística de transporte para las entregas de última milla
No hay duda de que la entrega de la última milla es la etapa más compleja, costosa y, a veces, frustrante de toda la cadena de suministro.
En el entorno competitivo actual, se ha vuelto relevante para los gerentes logísticos tener datos en tiempo real sobre la actividad y el rendimiento de los procesos de entrega. Los KPI de logística cumplen esta función, la de proporcionar información vital para la toma de decisiones.
La importancia de contar con KPI logísticos para la medición de los procesos de despachos va más allá de tener claridad de cómo están funcionando las actividades de la empresa. Ya que trabajando con estos indicadores se pueden reducir también los temibles gastos que, en la mayoría de los casos, pueden alcanzar hasta el 25% de los costos totales de transporte logístico.
Considerando lo anterior, un enfoque en la eficiencia de entregas de última milla produce importantes ahorros de costos para la operación logística. Aprovechando, además, notorias oportunidades de mejora de servicio con base en una constante evaluación del comportamiento de los transportistas.
Los software de planificación y los KPI en logística: ¿cómo se relacionan?
Los KPI en logística disponibles que ofrecen los diferentes proveedores de software son amplios y abarcan varios aspectos de medición de desempeño dentro de la cadena de suministro. Sin embargo, no se pueden dejar atrás las áreas donde se deben identificar y mejorar los procesos de logística de despachos y de entregas de última milla.
Seleccionando y monitoreando cuidadosamente un conjunto de KPI logísticos específicos, es posible crear un cuadro detallado del desempeño en las actividades de despachos y de entregas. Además de ver dónde se encuentran las oportunidades de mejora más valiosas.
Contar con un software de planificación de rutas y visualización en tiempo real de los procesos es una de las inversiones más importantes que se puede hacer. Ya que permite aumentar el rendimiento del transporte logístico y las entregas de última milla.
4 KPI en logística de despacho y de transporte de última milla del sistema DispatchTrack
La toma de decisiones respecto a la información obtenida de los KPI de logística debe ser una tarea encabezada por la gerencia, pero apoyada de forma constante por el área de ventas y atención del cliente.
Con base en esto, la plataforma web de DispatchTrack ofrece diversos KPI logísticos para medir el desempeño de la distribución según la necesidad de cada cliente. Así, las estadísticas de los despachos y ejecuciones de los transportistas pueden ser medidas en tiempo real. Además, también es posible gestionar los despachos desde un smartphone.
A continuación, los principales KPI en logística que DispatchTrack ofrece a través de su software de planificación de rutas y seguimiento de entregas de última milla. Estos KPI logísticos son, de hecho, los más importantes y utilizados en la industria.
1- KPI de logística sobre el “total de despachos”
Este KPI de logística que mide el “total de despachos” presenta gráficos donde se pueden visualizar los datos sobre todos los despachos entregados y estimados. La visualización de dicha información se puede configurar según el rango de fecha que se seleccione. Lo interesante de este KPI logístico es que el gerente puede consultar entre:
- despachos entregados,
- no entregados,
- en ruta,
- y de entrega parcial.
Además, es posible seleccionar el número de despachos por los subestados que se elijan, clasificándolos, por ejemplo, con los siguientes:
- En recepción
- En buzón
- Recibe cliente
- Entrega parcial
- Cliente ausente
- Cliente rechaza
- Sin subestado
- No visitado
Dentro de esta misma sección, existe la posibilidad de ver en un gráfico de barras los despachos entregados por días y el número de unidades de cada uno, clasificándolos según sus respectivos estados (entregados, no entregados, pendientes y entrega parcial).
2- KPI de logística sobre el “Número de despachos por repartidor y vehículo”
Este KPI logístico que mide el “Número de despachos por repartidor y vehículo” permite tener total visibilidad y control sobre cada uno de los transportistas que realizaron sus respectivos despachos. Esto con información clave como:
- Nombre del conductor
- Número de unidades que despachó
- Identificación del vehículo
Estos datos son registrados y categorizados una vez finalizada la ruta.
3- KPI logístico sobre el “Cumplimiento de entregas”
El KPI de logística sobre el “cumplimiento de entregas” mide el número de despachos agrupados por cumplimiento de entrega, considerando la fecha prometida. Este presenta con 4 gráficos circulares agrupados en:
- entregas a tiempo,
- atrasadas,
- no definido,
- y adelantados.
Además, en este KPI logístico hay una sección sobre la cantidad de despachos y el tiempo de entrega en minutos por cada transportista. De esta manera se tiene un total control y visibilidad sobre el cumplimiento de cada conductor en las entregas finales, además del tiempo que se toma cada uno en entregar una o más unidades.
Cabe destacar que este indicador logístico responde en base al número de unidades que cada transportista debe entregar en destino. Así que esto puede variar en el tiempo de demora dependiendo de si la entrega es de uno o varios productos y, además, el tiempo que se mantuvo detenido el transportista, se considera en un radio de 500 metros alrededor del punto de entrega.
También, es posible ver la cantidad de despachos y horario en que finalizó una entrega, y el día de la semana en que esta se realizó. Para ello, este KPI logístico de DispatchTrack cuenta con dos secciones que permiten ver:
- el promedio en minutos de la gestión de entregas,
- y los minutos sobre cuál fue la entrega más larga.
4- KPI logístico de la “Tabla resumen” y de “últimas guías ingresadas”
Este indicador logístico permite revisar en detalle la gestión de cada transportista mediante una tabla resumen con la siguiente información:
- datos de la guía,
- fecha del despacho,
- usuario móvil asignado,
- tiempo de entrega en minutos,
- y otros detalles más específicos como: mapa, foto o comprobante de que la entrega fue realizada, entre otras variantes.
En esta sección es posible acceder a las guías con la información detallada, donde se puede visualizar la operación completa de cada conductor.
Visibilidad y seguimiento en tiempo real de la logística
Es importante resaltar, insistentemente, la relevancia que estos datos y métricas tienen sobre la operación logística. Son embargo, aún más importante es entender los beneficios que conlleva hacer un trabajo en conjunto entre todas las áreas, para el análisis y acción sobre la información adquirida.
De nada sirven los KPI en logística si, luego de obtener resultados, no se ejecutan las acciones correspondientes.
En este contexto, la visibilidad y transparencia de la cadena de suministros son unas de las ventajas competitivas más potentes para una empresa de logística. Por lo que es necesario desplegar indicadores y métricas que faciliten la mejora de dichas ventajas competitivas.
Así, la implementación de herramientas tecnológicas adecuadas es el primer paso para poder abrir los canales de comunicación y el acceso a información a los equipos correspondientes. Ejemplos de dichas herramientas son los sistemas de seguimiento de transporte y de planificación de rutas.
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