Buenas prácticas para evaluar el desempeño de los operadores logísticos

Vivimos un mundo lleno de datos.  Tu empresa de logística puede estar invirtiendo en sistemas de actualización de tecnología, pero ¿estás realmente aprovechando los datos que tienes frente a tus ojos?

Por lo general, los líderes de negocios de la industria logística enfocan sus esfuerzos en dos puntos principales: elegir un socio indicado para sus proyectos, y considerar las ventajas de adquirir tecnología como un servicio (3PL o Tercera Parte Logística).

Sin embargo, la decisión de tercerizar los procesos debe analizarse detenidamente, ya que cuando no se mide el desempeño, se corre el riesgo de ensuciar la imagen de la empresa, e incluso, sufrir un perjuicio.

Antes de tomar la decisión de contratar un proveedor logístico externo para cualquier compañía, es muy importante establecer pautas claras de trabajo y metodologías de evaluación que permitan medir el desempeño de los operadores logísticos y mejorar los procesos más complejos de la cadena operativa.

¿Cómo evalúo el desempeño de los operadores logisticos?

"Lo que no se puede medir no se puede controlar, lo que no se puede controlar no se puede administrar"

El Operador Logistico (3PL) toma el rol de ejecutor operativo y la empresa se reserva las definiciones estratégicas, por lo tanto, debe existir una relación de afinidad, entendimiento y vocación para solucionar los problemas de los cambios que el negocio requiera.

Por lo mismo, las métricas son muy importantes para evaluar el funcionamiento de una organización, dado que esta impacta directamente en la actitud y comportamiento de sus miembros, situándolos en un punto de evaluación respecto a los objetivos planteados y alcanzados.

Cuando se comienza a evaluar la gestión logística de una organización, es fundamental extraer un conjunto de indicadores conocidos como KPI’s (Key Performence Indicators). Estos varían de acuerdo al proceso o a la actividad en consideración, y proporcionan una cuantificación del desempeño de la gestión logística y de la cadena de abastecimiento.

¿Para qué sirven los KPI’s?

Con el uso de indicadores logísticos (KPI´s) nos aseguramos de estar evaluando permanentemente el desempeño de toda nuestra actividad logística.

KPI es una métrica de negocio para evaluar factores que son cruciales para el éxito de una organización. El propósito de usar los KPI’s es enfocar la atención en las tareas y procesos que la gerencia ha determinado que son los más importantes, para ir avanzando y cumpliendo las metas declaradas.

Los Indicadores de Rendimiento Logístico son medidas de desempeño cuantificables aplicados a la gestión logística que permiten evaluar la actividad y el resultado en cada proceso de recepción, almacenamiento, inventarios, despachos, distribución, entregas, facturación y flujos de información entre las partes de la cadena logística.

Principales características de los KPI´s logísticos

• Los KPI´s logísticos deben relacionarse con la misión, visión, estrategia corporativa y factores de competitividad de la empresa.
• Una vez que los KPI´s han sido determinados, debe existir un continuo refinamiento por parte de la gerencia para asegurar que se están realizando evidentes esfuerzos en el trabajo.
• Los KPI´s logísticos tienen que enfocarse principalmente en el método que utilizan para conseguir resultados, más que en los resultados mismos.
• Además de ser cuantificables, todos los KPI´s deben estar bien definidos y comunicarse claramente.
• Los KPI´s logísticos tienen que ser significativos y enfocados a la acción, de tal manera que los trabajadores puedan mejorar el resultado de los indicadores a través su trabajo.
• Cada KPI debe estar alineado, de modo que todos los niveles de la organización se encuentren mirando hacia la misma dirección.
• Los KPI´s logísticos deben ser coherentes y comparables, e idealmente de un modelo estándar para permitir evaluaciones comparativas entre las diversas organizaciones a través del tiempo.

 ¿Cuáles son los KPI´s esenciales para procesos de última milla?

Los indicadores clave de rendimiento que se deberían medir para mejorar la cadena de suministro son varios. A continuación, mencionamos algunos KPI´s específicos y más adecuados para medir la última etapa de la cadena de suministro.

Las métricas para el transporte de ultima milla deben tener en cuenta los factores de desempeño financieros, de servicio y de vehículo / conductor. Algunos KPI´s útiles pueden incluir:

-Entregas realizadas a tiempo, como también el porcentaje del total de entregas -si el informe está por debajo del 98%, las operaciones deben ser re-evaluadas para encontrar mejoras y eficiencias del proceso-.

• Número total de entregas por ruta.
• Consumo de combustible por conductor / vehículo.
• Porcentaje utilizado según la capacidad del vehículo.
• Kilómetros planeados versus kilómetros reales recorridos.
• Horas del conductor en movimiento y estacionado.

Algunos de estos KPI´s pueden ser reunidos sin la necesidad de contar con un proveedor logístico externo basado en soluciones tecnológicas dedicadas, pero algunos, como las entregas realizadas a tiempo y el número de entregas por ruta, necesitarán la ayuda de soluciones en la nube.

Afortunadamente, estas soluciones están ampliamente disponibles y son cada vez más accesibles para todo tipo de empresas, por la reducción de su precio y complejidad, esto especialmente porque el Cloud Computing simplifica las necesidades de infraestructura y hardware.

Al seleccionar y monitorear cuidadosamente un conjunto de KPI´s de entrega de ultima milla, las empresas podrán crear una imagen detallada del rendimiento y ver dónde se encuentran las oportunidades de mejoras más valiosas.

Cómo reunir y medir esta información

Existen varias herramientas que se pueden utilizar para rastrear y medir indicadores claves del rendimiento en ruta, realización de encuestas de satisfacción al cliente, desempeño del proveedor, entregas a tiempo, entre otras variantes. Algunas de estas herramientas son por ejemplo Beetrack, Survey Monkey y Google Analytics.

Sin embargo, es muy importante hacer hincapié en que el éxito de estos esfuerzos está directamente relacionado con la integración en el proceso y la motivación del servicio de transportes.

Es por esto que es tan importante para las empresas poder construir con los proveedores de transporte una relación transparente y de confianza desde los primeros días.

La comunicación y el establecimiento de objetivos comunes, además de estándares comerciales, son la clave para fomentar mejoras continuas en los procesos de entregas.

Por lo mismo, los servicios 3PL y de transporte externos son una de las mejores opciones para las empresas que buscan optimizar sus esfuerzos en la distribución de sus productos y servicios.

Por lo mismo es importante establecer procesos y herramientas para evaluar correctamente el desempeño de estos proveedores y que ayuden a recopilar y analizar los datos necesarios para implementar mejoras operacionales de acuerdo a las expectativas y objetivos planteados junto a ellos previamente.

Trabajar con proveedores de transporte externos debe ser una relación win to win para ambas partes, donde la transparencia y la reciprocidad se conviertan en valores fundamentales para crear una relación duradera y exitosa.