Ejemplo de VSM y cómo hacerlo en una empresa

La mejor forma de entender un mapa de flujo de valor es por medio de la práctica, por ello te mostraremos cómo agregar valor a tus productos por medio de un ejemplo de VSM. En este artículo, aprenderás todo lo necesario sobre cómo hacer un VSM (Value Stream Mapping por sus siglas en inglés) para optimizar la eficiencia dentro del proceso de producción y demás operaciones internas. De esa forma, podrás garantizar una mejor experiencia de compra a tus clientes.

¿Qué es un VSM?

Un VSM o Mapa de Flujo de Valor es una técnica implementada en lean supply chain, que consiste en un diagrama de flujo que a través de una serie de símbolos busca representar los diferentes flujos de información, actividades y agentes que tienen lugar en el proceso productivo de cualquier empresa.

En este sentido, el VSM busca realizar mejoras mediante la captura y el análisis de información en la cadena de cualquier empresa. Es por esto que su elaboración depende de la complejidad del proceso a observar. Asimismo, un mapa de flujo de valor se puede aplicar en pequeña o mayor escala según las necesidades de la organización.

¿Para qué sirve un VSM?

Aclarada la definición, veamos para qué sirve un VSM.

Como mencionamos, esta técnica se implementa para establecer planes de mejora continua, ya que ofrece precisión en la identificación de cada núcleo de actividad que requiere atención y con el cual se pueden obtener mejores resultados de los que se han venido obteniendo hasta el momento.

Por tanto, el objetivo de un VSM es identificar, analizar y optimizar las actividades y puntos de desperdicio dentro del proceso productivo de una compañía, en función de si estos agregan valor o no al producto y/o servicio para el consumidor final.

¿Ejemplo de cómo hacer un VSM?

La estructura de un Mapa de Flujo de Valor puede depender de la naturaleza del proceso de fabricación. Por esta razón, es común tener dudas sobre cómo hacer un VSM. 

Independientemente del ejemplo de VSM que veamos, existe una serie de pasos que se deben seguir para generar este diagrama correctamente. Entre estos pasos de cómo hacer un VSM tenemos:

1.   Identificar la familia del producto a mejorar: por familia de productos nos referimos a aquellos bienes y/o recursos que comparten tiempos y procesos dentro de la organización. Por lo general, se emplea uno o más criterios para seleccionar la familia de productos, ya sea porque tiene mayor impacto en el negocio, por la frecuencia de pedido u otros requerimientos del cliente.
2.   Representación del estado actual del proceso: en cualquier VSM de una empresa se debe empezar con la elaboración del estado actual del flujo a optimizar, representando los pasos concretos que se realizan en el desarrollo del proceso de producción.

En este mapa se tendría que reflejar el flujo de información y los pasos concretos que se realizan en el desarrollo del proceso de producción. Por lo general puede variar dependiendo de la naturaleza de la compañía y sus procesos. Entre la información más valiosa que debe reflejarse tenemos:

• Uno o dos proveedores de materias primas fundamentales en la fabricación del producto, así como los datos de lo que es un MRP (Material Requirements Planning).
•  Los requisitos de la demanda del cliente periódicamente (diaria, mensual, etc.).
• La producción diaria y niveles de stock en las bodegas.
• Periodos de embarque y unidades de distribución con su frecuencia.
• Datos de recepción y frecuencia de entregas.

Realmente, no tiene importancia en el ejemplo de VSM la ubicación física de cada etapa. Más bien, la prioridad es la secuencia. Por lo tanto, las cajas visuales de los procesos deben organizarse de izquierda a derecha, señalando con flechas y otros signos el funcionamiento de todo.

Para elaborar un Value Stream Mapping, también se debe incluir:

• Los tiempos de ciclo (T/C)
• Tiempos de montaje o cambio de un producto a otro (T/M)
• Tiempos de trabajo disponible
• Tiempo de ocupación
• EPE (Every Part Every) o tamaño del lote a producir
• Número de operadores
• El lead time
• El tiempo de valor agregado

3.   Diseñar un ejemplo de VSM del estado futuro: habiendo identificado las oportunidades de mejora y/o puntos clave del proyecto, ahora hay que plantear la situación ideal, elaborando un diagrama de flujo a corto o mediano plazo donde se eliminen los puntos de interrupción y se aprovechen las oportunidades de minimizar los desperdicios.
4.   Plan de acción hacia el VSM futuro: es necesario construir un plan donde se establezcan las prácticas o cambios necesarios para que el flujo de la familia del producto se acerque tanto como sea posible al VSM del estado futuro. Por ejemplo, reducir los tiempos de cambio con SMED, o implementar software de automatización, etc.
5.   Evaluación continua: una vez inicie la ejecución del plan, lo recomendable es aplicar una evaluación continua y periódica sobre el ciclo productivo. Por esta razón, lo mejor es elaborar el VSM de una empresa en un programa digital desde donde sea accesible en todo momento. Esto a fin de poder comparar los resultados obtenidos del modelo planteado a corto-mediano plazo.

¿VSM en Excel?

Para algunos profesionales, hacer un VSM en Excel puede parecer una buena alternativa, ya que se trata de un software de ofimática estandarizado y muy popular. Sin embargo, hacer un ejemplo de VSM en Excel no es factible debido a importantes razones como las siguientes:

• Resulta una herramienta para mapas de flujo de valor incompleta: si nos dispusiéramos a construir cualquier ejemplo de VSM en Excel, no contaríamos con los símbolos de información, materiales, procesos, etc., necesarios para crear este tipo de diagrama tan especializado.

• Elaborar un Value Stream Mapping en Excel es un proceso ineficiente y lento: al tratarse de un programa básico para el procesamiento de datos, la naturaleza de Microsoft Excel no es adecuada para crear gráficos industriales. Esto no quiere decir que no existan plantillas o diferentes formas para obtener un mapa de valor con este software. Sin embargo, tomaría mucho tiempo y sin poder obtener un resultado completo.

Estas son algunas de las principales razones por las cuales crear cualquier ejemplo de VSM en Excel es una idea obsoleta e ineficaz. Por supuesto, lo ideal es que este trabajo sea realizado por un especialista en software de diagramación.

Por otro lado, hoy en día existen sistemas más intuitivos que se especializan en la creación de gráficos, como Microsoft Visio o EdrawMax. De esta forma, el proceso será más sencillo y menos engorroso para el encargado de esta labor.

Ejemplo de VSM

Para que nos quede una idea más clara de cómo se puede implementar un mapa de flujo de valor en una empresa, veamos un sencillo e hipotético ejemplo de VSM aplicado a la compañía productora y distribuidora de muebles número 1 en Colombia, Amoblando Pullman.

Paso 1 del VSM: identificar la familia del producto

En este caso hipotético de Value Stream Mapping, tomaremos la producción y entrega de colchones. Como criterio de selección, la necesidad tanto del cliente como de la empresa, de contar con una ventana horaria para la entrega del producto más precisa y transparente.

Además, existe la desventaja de que una vez esta mercancía sale del centro de distribución la empresa debe esperar al final del día o al día siguiente para saber qué se pudo entregar y qué no, así como la opinión o reclamos de los clientes.

Paso 2: VSM actual

Como podemos ver, en el mapa de valor presentado se encuentran los datos necesarios sobre el estado actual del proceso, desde el ejemplo de MRP en el cual se solicita la cantidad de materia prima requerida al proveedor, hasta el cierre de entrega por parte del cliente. En este ejemplo de VSM observamos un relámpago de Kaizen el cual señala los puntos donde se requiere mejora.

Como mencionamos para este escenario hipotético, se trata de la imprecisión en la etapa de entrega al cliente y para el cierre de entregas por parte de la empresa.

Paso 3: VSM del estado futuro

A continuación, se elabora el VSM futuro donde se debe reflejar el ideal del proceso tomando en cuenta el ajuste en aquellos puntos clave que requieren mejora.

En este caso, Amoblando Pullman podría estar interesado en establecer un tiempo concreto para las ventanas horarias de entrega, el cual le sería informado al cliente de forma electrónica. Asimismo, para mejorar la obtención de datos en el cierre de entregas, podría plantearse aplicar encuestas de satisfacción (CSAT/NPS).

Todo esto con el objetivo de reducir el lead time o tiempos muertos durante esta etapa del proceso.

Paso 4: plan de acción del VSM

Para alcanzar estos objetivos, la compañía de muebles toma la decisión de implementar las herramientas de Beetrack, especializadas en la etapa de entrega de última milla.

Con la implementación de PlannerPro by Beetrack, Amoblando Pullman puede mejorar la asignación de unidades móviles, verificar la eficiencia de sus conductores, así como la de los auxiliares de tránsito a fin de diseñar las rutas de transporte más precisas y rápidas. Con este control sobre la etapa de planificación y programación logra ofrecer a sus consumidores ventanas horarias ajustadas a sus necesidades.

Por otro lado, al implementar LastMile by Beetrack una plataforma de seguimiento en tiempo real los usuarios cuentan con distintos canales de información inmediata e instantánea. De esta forma, tanto los consumidores como la compañía sabrán en cualquier momento qué es lo que está ocurriendo con una entrega específica y cuál es el tiempo estimado de llegada, en caso de presentarse alguna eventualidad.

Paso 5 del VSM: evaluación continua

Por último, pero no menos importante, la compañía debe realizar evaluaciones periódicas acerca de si las estrategias y medidas están cumpliendo con el objetivo de aportar valor agregado al flujo de producción

En este ejemplo de VSM, donde nos estamos enfocando en las entregas de última milla  las herramientas de Beetrack permiten generar reportes sobre la actividad de los transportistas y la data reportada por los consumidores.

Estos reportes pueden complementar los análisis del ERP (Sistema de Planificación de Recursos Empresariales) y demás sistemas de gestión de la cadena de suministro, para facilitar la toma de decisiones acertadas hacia un flujo de producción y distribución más eficiente y rentable para la compañía.

Es así como, independientemente del ejemplo de VSM, es evidente el aporte de esta técnica a la forma en que se administra una organización. Desde el VSM de una panadería hasta el VSM de una empresa automotriz, ofrece perspectivas valiosas y completas sobre su funcionamiento, a fin de incrementar el valor de la marca frente a los clientes, así como también a la rentabilidad de los bienes del negocio.