Función de los inventarios en una empresa según sus tipos

Para muchas empresas, la función de los inventarios es ser uno de los activos más importantes en el flujo continuo de los procesos internos. Entendiendo por inventario como uno de los sistemas de administración y control que abarca el registro de todos los movimientos de materia prima, mercancía y demás bienes de una organización.

En este sentido, cuando se desequilibra el control de inventarios puede ser fatal para el funcionamiento de las distintas áreas en la cadena de suministro. Ya que será difícil conocer con precisión la entrada y salida de activos, exponiéndose a la falta o exceso de materiales, así como al incremento de costos adicionales por las diferencias entre utilidades y pérdidas.

Por esta razón, conocer las funciones y propósitos de los inventarios es de suma importancia a fin de evitar los posibles fallos de operaciones internas y externas de la empresa. Así como también para impulsar el funcionamiento interno, ofreciendo un mejor servicio a los consumidores.

¿Cuál es el propósito de los inventarios?

El principal propósito de los inventarios en logística es proveer a la empresa de los materiales básicos para su continuo funcionamiento. Asimismo, permite agregar flexibilidad a las operaciones de la empresa con el fin de impulsar la eficiencia y ganancias.

Esto significa que con el control de inventarios se buscará organizar una logística de procesos efectiva que responda a los objetivos y necesidades de la empresa. Al mismo tiempo, la idea es aumentar la rentabilidad y eliminar las posibles irregularidades en la entrada y salida de materia prima, así como de mercancía final.

Funciones de los inventarios según sus tipos

Hasta ahora, hemos visto que la función de los inventarios en una empresa es proporcionar un control confiable sobre la compra, venta y almacenamiento de bienes. Por otro lado, de acuerdo a la naturaleza y necesidades de cada empresa, puede haber distintos tipos de inventarios, cada uno teniendo propósitos distintos.

A continuación, veamos las funciones de los inventarios según sus tipos:

Función de los inventarios iniciales

Se trata del registro de materiales o productos que se realiza al comienzo de cualquier ejercicio contable. La función de los inventarios iniciales es detectar las posibles variaciones entre este y el registro del día anterior. También, sirve como base para analizar las entradas y salidas, hasta calcular el inventario final del periodo.

Función de los inventarios finales

Los inventarios finales son un tipo de registro que el comerciante realiza en el cierre de un ejercicio económico. Las funciones de los inventarios finales son servir de historial al inicio de nuevas operaciones de una empresa logística, así como también visualizar los movimientos de entrada y salida de un determinado periodo.

Función de los inventarios perpetuos

Se trata del registro contable que se lleva a cabo con el flujo de movimientos dentro del almacén, por lo tanto pueden integrarse a sistemas WMS (Warehouse Management Systems o sistemas de gestión de almacenes). La función de los inventarios perpetuos es servir como registro de unidades en las secciones del almacén de acuerdo a la cuenta física. Así como también permite hacer evaluaciones mensuales, trimestrales o provisionales del estado financiero del almacén.

Función de los inventarios intermitentes

El propósito de los inventarios intermitentes es la evaluación de la cadena de suministro de forma periódica varias veces al año. Puede recurrirse a él por diversas razones, generalmente se emplea para suplir otros registros contables.

Función de los inventarios permanentes

Se trata de un registro de seguimiento de cuentas. Por lo tanto, la función de los inventarios permanentes es representar las existencias, auxiliando el cálculo del saldo, el cual debe coincidir en cualquier periodo con el valor del stock.

Función de los inventarios disponibles

La función de los inventarios disponibles es visualizar aquellos productos o materiales que se encuentran a la mano, para responder las demandas de venta o, bien, abastecer los procesos de producción.

Función de los inventarios de previsión

Estos inventarios se realizan con el propósito de cubrir una necesidad definida, conocida con una certeza razonable. Por ejemplo, la cantidad de materiales para la producción, el costo logístico para su traslado, etc. Por lo tanto, puede integrarse al sistema MRP o plan de requerimiento de materiales.

Función de los inventarios en tránsito

Generalmente, es realizado por el coordinador de logística, pues dentro de las funciones y propósitos de los inventarios en tránsito está el aprovisionamiento en logística y distribución para la continua comunicación entre proveedores, compañía y clientes. Este tipo de registro, existe exclusivamente en el tiempo de transporte.

En este sentido, para optimizar la función de los inventarios en tránsito las empresas pueden potenciar las actividades de logística apoyándose en software especializados. Por ejemplo, para la gestión y planificación de rutas de entrega y distribución herramientas como PlannerPro by Beetrack, la cual permite administrar de forma eficiente el tamaño de lotes por unidad de transporte.

De esta manera, la compañía dispone de un mayor control sobre cuánta mercancía es trasladada diariamente desde un punto de la cadena de suministro a otro, lo cual previene los quiebres de stock e impulsa la calidad del servicio frente a los clientes.