Indicadores logísticos en la era digital: ¿cómo deben medirse?

El sector logístico es uno de los más competitivos en latinoamérica. Todos los distintos players de esta industria buscan mejorar continuamente sus procesos y capacidades para poder superar a sus competidores. Sin embargo, llevar al máximo nivel de rendimiento a este proceso de mejora continua solo es posible si las empresas utilizan indicadores logísticos óptimamente digitalizados. 

En este sentido, la transformación digital de la logística es de vital importancia para aquellas organizaciones que deseen beneficiarse de los avances tecnológicos que ofrece la industria 4.0. El reto a superar, entonces, es implementar KPI logísticos que ayuden a realizar mejores inversiones y a optimizar todos los procesos.

¿Qué son los indicadores logísticos?

Los indicadores logísticos o KPI logísticos (Key Performance Indicators) son sistemas numéricos que permiten tener una referencia sobre el desempeño de la gestión logística de una empresa. Dicha referencia se obtiene mediante fórmulas matemáticas cuyos resultados transmiten información del rendimiento de cada uno de los procesos logísticos.

Hoy en día, todas las tareas de obtención de los datos y de ejecución de las operaciones matemáticas se pueden realizar de manera altamente automatizada. La digitalización de la logística permite procesar indicadores en tiempo real y con niveles de precisión muy efectivos.

Para evaluar correctamente a un proceso, su respectivo indicador debe ser comparado con 3 tipos de datos:

• Datos históricos internos: información de cómo ha sido el rendimiento del proceso en el pasado.
• Datos óptimos internos: información de cómo debe ser el rendimiento óptimo del proceso.
• Datos promedios externos: información de cómo es el desempeño del proceso en otras empresas de la industria (competidores, empresas líderes, entre otras).

Al comparar los KPI logísticos con estos 3 tipos de datos se obtiene una perspectiva bastante completa de cada proceso. Lo cual permite tomar decisiones más efectivas para optimizar la gestión logística.

¿Cómo fijar un indicador logístico?

Los indicadores logísticos deben ser diseñados teniendo en cuenta una serie de aspectos metodológicos que garanticen la veracidad y la exactitud de la información. Algunos de los puntos que se deben definir y aclarar durante la planificación de los KPI logísticos son:

• ¿Cuál será el objetivo de cada indicador?
• ¿Qué información específica debe brindar?
• ¿Cuál será la fórmula para calcularlo?
• ¿Cada cuánto tiempo debe tomarse su registro?
• ¿Quién será el responsable de tomar su registro?
• ¿Cuáles será las fuentes de verificación de la información registrada?
• ¿Cómo serán los procesos de reporting de dicha información?

Aunque la planificación y el diseño de los indicadores requieren del factor humano, a partir de allí toda la gestión siguiente puede ser digitalizada con el fin de obtener reportes finales de manera automática.

¿Por qué se deben medir los KPI logísticos?

Los indicadores logísticos brindan exactamente la información que necesitan los gerentes logísticos para tomar decisiones de alto impacto. De esta manera, dichos gerentes pueden determinar fallas en los procesos o diseñar técnicas para optimizarlos hasta su máximo nivel de rendimiento.

De manera específica, estos indicadores aportan, entre otros, las capacidades de:

• Comprobar la productividad del personal y la eficiencia de las tecnologías.
• Tomar decisiones estratégicas más efectivas.
• Reducir costes y de realizar inversiones más inteligentes.
• Estandarizar procesos y funciones del personal.
• Reaccionar rápidamente ante la presencia de imprevistos.
• Aplicar técnicas preventivas ante posibles problemas futuros.
• Monitorizar de manera sostenida y en tiempo real todas las actividades y recursos.
• Realizar procesos de benchmarking para mejorar la competitividad.

Los KPI logísticos permiten controlar, mejorar y agilizar toda la gestión en las distintas fases y áreas de la logística empresarial. Además, estos indicadores permiten evaluar si los procesos, las personas y las maquinarias adquiridas están alineadas con los objetivos y las necesidades de la organización.

¿Cuáles tipos de indicadores logísticos existen?

En líneas generales, existen 6 categorías de KPI logísticos, las cuales están relacionadas a las áreas de desempeño a evaluar. Dichas categorías son:

• Productividad
• Calidad
• Inventarios
• Compra
• Suministro
• Servicio

KPI logísticos de Productividad

Los indicadores logísticos de Productividad establecen relación entre los recursos empleados para un proceso y los resultados obtenidos. Por lo tanto, miden la eficiencia logística de la organización. Algunos de estos KPI son:

• Capacidad de producción máxima
• Capacidad de producción utilizada
• Estado actual de la producción
• Desempeño de las tecnologías y maquinarias
• Rotación de mercancías
• Costes de control de calidad
• Cantidad de mercancías movilizadas por hombre/máquina
• Número de pedidos despachados y órdenes recibidas 

KPI logísticos de Calidad

Los indicadores logísticos de Calidad miden si el resultado de los pedidos es el resultado esperado en cuanto a calidad de los mismos. 

Estos KPI se dividen en 2 categorías:

• Porcentaje de entregas perfectas:

• Entregas correctas
• Entregas completas con cantidades exactas
• Pedidos recogidos con cantidades exactas
• Pedidos empacados de acuerdo con cliente
• Entregas sin daños o averías
• Mercancías despachados a tiempo y al lugar indicado

• Porcentaje de averías:

• Daños de la mercancía
• Daños en el empaque
• Daños ocasionados en el transporte

KPI logísticos de Inventarios

Los indicadores logísticos de Inventarios miden todo lo relacionado con el almacenamiento en stock: capacidades, funcionamiento, adecuación, entre otros. Algunos de estos KPI son:

• Estado actual del almacén
• Niveles actuales de inventario
• Costes por almacenamiento en general
• Costes por almacenamiento por cada producto
• Gastos por unidad almacenada
• Gastos por control de almacén e inventario
• Capacidad de almacenamiento en estanterías

KPI logísticos de Adquisición y Compra

Los indicadores logísticos de Adquisición, Abastecimiento y Compra analizan el rendimiento de las inversiones realizadas y la justificación de inversiones futuras. Algunos de estos KPI se enfocan en los costes por:

• Adquisición de tecnología y maquinaria
• Realización de mantenimiento tecnológico y de maquinarias
• Operaciones y manejo de las tecnologías y las maquinarias
• Adquisición de certificaciones

KPI logísticos de Suministro y Transporte

Los indicadores logísticos de Suministro tienen que ver con el transporte logístico durante la cadena de suministro. Algunos de estos KPI son:

• Número de unidades de transporte disponibles
• Tiempos de entrega por cada pedido
• Número de rutas recorridas por cada unidad de transporte
• Cantidad de mercancías por unidad de transporte
• Costes operativos por cada unidad de transporte
• Costes operativos por toda la flota de transporte

KPI logísticos de Servicio

Los indicadores logísticos de Servicio miden la calidad de las entregas de los productos en la última milla y los niveles de servicio al cliente final. Algunos de estos KPI son:

• Índices de satisfacción de los clientes
• Control de los envíos entregados
• Cantidad de reclamos recibidos
• Número de devoluciones realizadas

Gracias a los avances de esta era digital, las empresas pueden beneficiarse de las soluciones tecnológicas que han sido diseñadas para satisfacer complejos requerimientos de la industria 4.0. En las áreas de transporte de última milla y de servicio al cliente, por ejemplo, existen software de gran potencia que permiten realizar seguimiento en tiempo real de los productos y de los transportistas.

Además, estos software cuentan con sistemas de medición de la satisfacción del cliente, canales de contacto directo con ellos, módulos de analítica para la planificación optimizada de rutas, entre otros recursos y funciones importantes.