Negociación con proveedores logísticos: ¿cómo NO hacerla? [5 errores comunes]

De acuerdo con el estudio Eficiencia en la cadena de suministro, realizado por Deloitte México y #SoyLogístico, el 49% de las organizaciones ha tercerizado algún área de su cadena de suministro. Así, la tendencia es que cada vez más empresas vayan dejando las labores de logística en manos de especialistas. Sin embargo, durante el proceso de negociación con proveedores de estos servicios 3PL, suelen cometerse errores que generan retrasos, costos adicionales, malos entendidos o pérdidas para una o ambas partes. 

Por tanto, es necesario conocer cuáles son los errores más comunes que se cometen durante una negociación con proveedores logísticos 3PL, con la finalidad de evitarlos y poder establecer un acuerdo de nivel de servicio o SLA (service level agreement) óptimo para todos los involucrados a lo largo del tiempo que dure la contratación.

5 errores comunes en la negociación con proveedores 3PL

La estrategia de una empresa al tercerizar tiene el objetivo de rentabilizar y mejorar al máximo sus operaciones logísticas. A pesar de esto, en el proceso de contratación de proveedores a veces se dejan cabos sueltos que, en vez de facilitar los procesos, generan dificultades y problemas de logística, transporte y distribución.

A continuación, se mencionan 5 errores que no deben cometerse durante la negociación con proveedores de logística: 

• Establecer una tarifa única sobre el servicio en la negociación con proveedores

Muchas veces, al contratar soluciones logísticas 3PL se establecen tarifas únicas de pago. Sin embargo, durante la prestación del servicio, las empresas contratadas regularmente deben asumir otras tareas o responsabilidades relacionadas con su área que no estaban previstas. 

Dichas responsabilidades requieren esfuerzo, coordinación y conocimiento extra que no está sujeto a la tarifa prefijada en la negociación con los proveedores, lo que puede generar pérdida o desacuerdos entre las partes durante el desarrollo de las actividades.

Para evitar estos percances, la empresa contratante y la contratada deben definir tarifas dinámicas que puedan ser reajustadas cada cierto tiempo, de acuerdo con la variación de la demanda de trabajo. Esto no solo beneficia a los proveedores, sino también a la empresa contratante, al garantizar así que el proveedor se mantenga conforme con el acuerdo y trabaje de manera óptima.

• No definir las tecnologías necesarias durante la negociación con proveedores

Generalmente, durante la negociación con proveedores y al cerrar los acuerdos, la empresa contratante y la contratada dan por sentado que la contraparte posee las herramientas necesarias para cumplir con la gestión. Sin embargo, en la práctica se dan cuenta que la otra empresa debe adquirir o actualizar una o varias de las tecnologías disponibles para poder trabajar correctamente y cumplir con la interoperabilidad que deben mantener las dos partes entre sí durante el desarrollo del servicio de logística. 

Lo mejor es que uno de los puntos a tratar durante la negociación con proveedores sea sobre qué tecnologías tienen ambas partes y cuáles van a necesitar. Así, se da tiempo para que puedan adquirirse o configurar las herramientas necesarias para que la empresa tercerizada pueda empezar a trabajar en su labor sin ningún tipo de percance o retrasos.

• No acordar un monitoreo de la gestión del proveedor

Otro error común es que en la negociación con proveedores las empresas no profundizan en detalles como el monitoreo del trabajo. Esto les impide establecer un método para conocer cómo la organización contratada está realizando cada uno de los procesos,

Más que vigilar los pasos del proveedor 3PL, el acuerdo de monitoreo busca mantener sincronizados a los equipos involucrados. Así, ambas empresas podrán trabajar juntas y llevar una logística y una comunicación eficiente, alineadas con los objetivos del negocio.

• Obviar el uso de herramientas de medición de desempeño

En la negociación con proveedores las empresas suelen definir los objetivos a alcanzar. Sin embargo, pocas veces se determina el sistema de medición con el cual se registrará el avance de dichos objetivos. De hecho, solo el 35% de las empresas grandes y el 18% de las pymes evalúan los servicios de sus proveedores (La cadena de suministro como motor de la competitividad de EGADE Business School y GS1 México). 

Para evitar esto, durante la negociación con los proveedores se deben especificar los métodos de medición de desempeño, desde que empieza hasta que culmina la prestación del servicio 3PL. Así, la empresa velará por su progreso, sabrá en qué ha mejorado y qué etapas faltan por optimizar. 

• No considerar medidas de contingencia en la negociación con proveedores

Normalmente, en caso de incumplimiento o de problemas en los procesos, las organizaciones se protegen delegando responsables y aplicando penalizaciones, dependiendo de la gravedad del caso. Sin embargo, dichas medidas buscan culpables, más no soluciones. 

Por lo tanto, durante el proceso de negociación con proveedores también se deben acordar medidas de contingencia que garanticen la continuidad de la logística a pesar de futuras eventualidades. Así, la empresa contratante podrá hacerle frente al problema sin tener que sacrificar su operatividad.

Hoy, tareas como el monitoreo y la medición del desempeño se pueden lograr fácilmente con soluciones digitales especializadas en logística. Ejemplo de esto es Beetrack, un software para el transporte de productos diseñado para optimizar las entregas de última milla, que permite monitorear la gestión de las flotas vehiculares en tiempo real y evaluar el desempeño de los conductores.  

Gracias a este tipo de tecnologías, las empresas pueden plantear una serie de propuestas durante la negociación con proveedores y definir, en el momento, el uso de estas herramientas como un medio simple, avanzado y efectivo para llevar a la práctica parte de lo acordado en cuanto al seguimiento y la visibilidad de los procesos.